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SuchenEine wirksame digitale Auftragsverwaltung verbindet den Auftragseingang mit dem Lagerbestand, der Vorbereitung, der Lieferung und der Rechnungsstellung. Der erste Schritt besteht nicht darin, ein Programm auszuwählen, sondern den Prozess zu verstehen und zu entscheiden, welches System welche Phase abdecken soll.
Die Digitalisierung der Auftragsverwaltung besteht nicht einfach darin, eine Tabellenkalkulation durch ein Programm zu ersetzen. Damit die Rückverfolgbarkeit erhalten bleibt, muss für jeden Vorgang ein nachvollziehbarer Datensatz geführt werden – vom Eingang über einen Kanal, etwa per E-Mail, über den Außendienst oder über einen Online-Shop, bis zur Lieferung und Rechnungsstellung. Wenn Vertrieb, Lager und Verwaltung mit getrennten Daten arbeiten, können dieselben Brüche auf einen neuen Bildschirm übertragen werden, wenn ein Werkzeug eingeführt wird, ohne den Ablauf zu überprüfen.
Bevor Lösungen verglichen werden, sollte zunächst dargestellt werden, wie eine Bestellung heute bearbeitet wird: Wer nimmt sie entgegen, wo wird sie erfasst, wer prüft Preise und Verfügbarkeit, wie wird das Lager informiert und wann wird die Rechnung erstellt? Die Bestandsaufnahme sollte auch die üblichen Ausnahmefälle umfassen, etwa Mengenänderungen, unvollständige Bestellungen, Teillieferungen, Rücksendungen oder Stornierungen.
Diese Übersicht hilft dabei, die Stellen zu erkennen, an denen Daten übertragen oder doppelt erfasst werden, Wartezeiten entstehen oder Dokumente verloren gehen. Sie hilft auch, unterschiedliche Anforderungen zu erkennen: Ein Unternehmen muss vielleicht Bestellungen aus mehreren Kanälen zentral zusammenführen; ein anderes muss das Vertriebssystem mit dem Lagerbestand verbinden; ein drittes möchte Freigaben und Dokumentation besser organisieren. Nicht jedes Unternehmen muss seine vorhandenen Werkzeuge gleichzeitig ersetzen.
Die Auswahl hängt davon ab, welcher Teil des Prozesses nicht angebunden ist und welche Systeme das Unternehmen bereits nutzt. Ein ERP-System kann Funktionen für Vertrieb, Lagerbestand, Einkauf, Verwaltung und Rechnungsstellung zusammenführen. Ein Auftragsverwaltungssystem (OMS) ist auf die Koordination von Bestellungen aus verschiedenen Kanälen spezialisiert. Ein CRM-System organisiert in erster Linie die Kundenbeziehungen, während ein Lagerverwaltungssystem oder WMS Aufgaben des logistischen Betriebs übernimmt. Dokumentenmanagementsysteme können Freigaben, Belege und Ablage organisieren, ersetzen aber nicht unbedingt die Lagerbestandsverwaltung oder die Rechnungsstellung.
Die Entscheidung muss daher nicht „ERP oder nichts“ lauten. Sie kann darin bestehen, eine vorhandene Plattform zu erweitern, eine spezialisierte Lösung einzuführen oder mehrere Werkzeuge miteinander zu verbinden. Vor dem Vertragsabschluss sollte geprüft werden, welche Daten die einzelnen Systeme austauschen können, wie Bestellungen identifiziert werden und wer die Integrationen betreut. Eine Produktvorführung belegt für sich genommen nicht, dass die Lösung den konkreten Ablauf des KMU abdecken wird.
Die Rückverfolgbarkeit erfordert eine eindeutige Auftragsnummer und eine Änderungshistorie, aus der hervorgeht, was wann geschehen ist und wer beteiligt war. Mindestens sollten im Datensatz die erforderlichen Angaben zur Identifizierung des Kunden, der bestellten Produkte und Mengen, der geltenden Bedingungen, des Eingangskanals und der zugehörigen Dokumentation gespeichert werden. Der Zugriff auf diese Daten sollte entsprechend den Aufgaben der einzelnen Teams beschränkt sein.
Die Statusangaben sollten den tatsächlichen Prozess abbilden und keine unnötig komplexe Abfolge schaffen. Ein KMU kann beispielsweise Phasen wie eingegangen, Validierung ausstehend, bestätigt, in Vorbereitung, versandt oder zugestellt und in Rechnung gestellt festlegen. Bei Teillieferungen, Zwischenfällen oder Stornierungen müssen auch diese Ereignisse erfasst werden, ohne die bisherige Historie zu löschen.
Das System sollte klar angeben, welches Team oder welche Person als Nächstes tätig werden muss. Der Status kann automatisch aktualisiert werden, wenn eine zuverlässige Integration besteht – etwa bei der Bestätigung eines Versands – oder manuell, wenn eine Überprüfung erforderlich ist. In beiden Fällen sollte im Verfahren festgelegt sein, wer die Angabe aktualisiert und zu welchem Zeitpunkt. Ein veralteter Status erweckt den Anschein von Kontrolle, bietet aber keinen verlässlichen Überblick.
Eine schrittweise Einführung hilft, den Umfang einzugrenzen und Probleme zu erkennen, bevor die Änderung auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird. Begonnen werden kann mit einem Kanal oder einer Produktfamilie, sofern der Test den gesamten zu digitalisierenden Ablauf umfasst und sich nicht nur auf den Auftragseingang beschränkt.
Vor der Inbetriebnahme des Systems sollte die Qualität der vorhandenen Daten überprüft werden: doppelte Referenzen, uneinheitliche Produktcodes, mehrfach angelegte Kunden oder unvollständige Felder können bei der Migration Fehler verursachen. Außerdem sollten typische Fälle und Ausnahmen getestet werden: eine Änderung, ein fehlender Lagerbestand, eine Teillieferung, eine Rücksendung und die Erstellung der entsprechenden Rechnung. Integrationen mit E-Commerce, Buchhaltung oder Lager sollten anhand von Testdaten und gemeinsam mit Verantwortlichen der betroffenen Bereiche überprüft werden.
Auch die Schulung ist Teil des Prozesses. Jedes Team muss wissen, was es erfassen soll, wie ein Zwischenfall zu bearbeiten ist und wo die Historie eingesehen werden kann. Wenn Tabellen oder Nachrichten weiterhin als parallele Aufzeichnungen genutzt werden, muss festgelegt werden, welche Rolle sie spielen und wann sie nicht mehr benötigt werden. Andernfalls können erneut widersprüchliche Versionen derselben Bestellung entstehen.
Das Unternehmen kann eine Ausgangsbasis festlegen und nach der Einführung Kennzahlen überprüfen. Nützlich sind beispielsweise die Zeit vom Eingang bis zur Bestätigung, der Anteil der Bestellungen mit Zwischenfällen, vollständige und pünktliche Lieferungen, Abweichungen zwischen erfasstem und tatsächlichem Lagerbestand sowie die Zeit, die benötigt wird, um den Status oder die Dokumentation einer Bestellung zu finden.
Damit der Vergleich aussagekräftig ist, muss jede Kennzahl einheitlich definiert werden. Außerdem sollten vergleichbare Zeiträume verwendet und Veränderungen im Zusammenhang mit dem Werkzeug von anderen Faktoren getrennt werden, etwa von einer veränderten Nachfrage, der Einstellung von Personal oder Prozessanpassungen. Von Anbietern oder in Fallstudien veröffentlichte Einsparungen oder Verbesserungen sollten nicht als Ergebnisse dargestellt werden, die für jedes KMU zu erwarten sind: Sie hängen von der Ausgangslage, dem Umfang der Einführung und der Art der Erfolgsmessung ab.
Durch die Digitalisierung werden betriebliche und geschäftliche Informationen an einer Stelle gebündelt. Daher muss das Systemkonzept Zugriffsberechtigungen, Datensicherungen, die Wiederherstellung nach Ausfällen und eine Änderungshistorie berücksichtigen. Außerdem sollte geklärt werden, wer Bestellungen korrigieren oder stornieren darf, wie die Dokumentation aufbewahrt wird und welches Verfahren gilt, wenn das System nicht verfügbar ist.
Die geeignete Lösung ist diejenige, mit der sich jede Bestellung einheitlich nachverfolgen lässt und die in den tatsächlichen Betriebsablauf integriert ist – nicht unbedingt diejenige mit den meisten Modulen. Für ein KMU ist entscheidend, den Weg eines Vorgangs nachvollziehen, erkennen zu können, an welcher Stelle er blockiert ist, und zu prüfen, ob die Daten aus Vertrieb, Lager und Rechnungsstellung zu derselben Bestellung gehören, ohne in E-Mails oder verstreuten Dateien suchen zu müssen.
Die Entscheidung hängt von der Umgebung, der Mobilität und den Anforderungen der jeweiligen Anwendung ab. Wi-Fi 6 eignet sich häufig für Innenräume mit stationären Geräten; ein privates 5G-Netz kann für weitläufige Bereiche, mobile Geräte oder einen besser vorhersehbaren Konnektivitätsbedarf geeigneter sein. Bei vielen Projekten ergänzen sich beide Technologien.
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