Wie sich Regeln für die Zusammenarbeit in Remote- und Hybridteams vereinbaren lassen

Regeln für die Zusammenarbeit helfen dem Team, sich abzustimmen, ohne auf ständige Nachrichten oder darauf angewiesen zu sein, dass alle zur selben Zeit arbeiten. In einem kleinen oder mittleren Unternehmen muss dafür kein umfangreiches Handbuch erstellt werden: Sinnvoller ist es, einige klare Erwartungen zu vereinbaren, sie an einem zugänglichen Ort festzuhalten und in der Praxis zu prüfen, ob sie funktionieren.

Remote- und Hybridarbeit umfasst unterschiedliche Realitäten: Tätigkeiten, bei denen sofortige Erreichbarkeit erforderlich ist, Aufgaben, die Konzentration verlangen, und Menschen, die zwischen dem Büro und anderen Orten wechseln. Deshalb sollten die Absprachen an die jeweiligen Aufgaben angepasst werden und diejenigen einbeziehen, die sie umsetzen müssen.

Checkliste für die Vereinbarung der Teamregeln

1. Bedürfnisse ermitteln, bevor Regeln festgelegt werden

• Aufgaben und Situationen auflisten, die häufige Abstimmung erfordern, sowie solche, die unabhängig vorangebracht werden können.
• Ermitteln, welche Funktionen eine gemeinsame Zeitspanne abdecken, Anfragen bearbeiten oder sich mit Kundinnen und Kunden sowie Lieferanten abstimmen müssen.
• Das Team fragen, auf welche Hindernisse es stößt: verstreute Informationen, Unterbrechungen, wenig hilfreiche Besprechungen oder Unklarheit darüber, wer antworten soll.
• Zwischen Absprachen unterscheiden, die das gesamte Team betreffen, und solchen, die an die jeweilige Stelle angepasst werden müssen.

Dieser erste Schritt verhindert, dass für Tätigkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen dieselbe Verfügbarkeit festgelegt wird. Flexibilität braucht einen gemeinsamen Rahmen, aber nicht unbedingt identische Regeln für alle.

2. Verfügbarkeit und Reaktionszeiten festlegen

• Vereinbaren, ob es eine gemeinsame Zeitspanne für die Zusammenarbeit gibt und welche Aktivitäten in diesem Zeitraum organisiert werden müssen.
• Präzisieren, wie Verfügbarkeit, Abwesenheiten und Änderungen der Arbeitszeiten kommuniziert werden.
• Erwartungen an die Reaktionszeit je nach Kanal oder Art der Anfrage festlegen und dabei Dringendes von Anliegen unterscheiden, die warten können.
• Angeben, wie ein dringendes Anliegen gekennzeichnet wird und welche Alternative genutzt werden soll, wenn die zuständige Person nicht verfügbar ist.

Es ist sinnvoll, von Erwartungen an die Reaktionszeit zu sprechen und nicht von einer unausgesprochenen Pflicht, alle Tools im Blick zu behalten. Wenn das Unternehmen in mehr als einer Zeitzone oder mit unterschiedlichen Arbeitszeiten tätig ist, sollten auch diese Faktoren bei der Vereinbarung der Abstimmung berücksichtigt werden.

3. Kanäle passend zur Nachricht auswählen

• Jeder Anwendung einen klaren Zweck zuweisen: zum Beispiel schnelle Abstimmung, betriebliche Hinweise, Gespräche mit Kundinnen und Kunden sowie die Ablage von Dokumenten.
• Vereinbaren, wann gemeinsame Kanäle genutzt werden und wann es sinnvoll ist, sich privat an eine Person zu wenden.
• Dieselben Informationen nicht ohne Not auf mehreren Plattformen doppelt bereitstellen.
• Festlegen, welcher Kanal für dringende Angelegenheiten und welcher für Anfragen genutzt wird, die keine sofortige Antwort erfordern.

Die Regel sollte dabei helfen, Informationen zu finden, und keine zusätzlichen Schritte verursachen. Wenn das Team nicht weiß, wo es eine Entscheidung oder eine Datei finden kann, ist das ein Zeichen dafür, dass die vereinbarte Struktur vereinfacht oder klarer gestaltet werden muss.

4. Asynchrone und dokumentierte Kommunikation bevorzugen

• Fortschritte, Entscheidungen und nächste Schritte, über die andere Bescheid wissen müssen, schriftlich teilen.
• Dokumente an einem gemeinsamen Ort aufbewahren, mit einer verständlichen Struktur und vereinbarten Kriterien für die Benennung oder Sortierung von Dateien.
• Bei Anfragen den nötigen Kontext, den Bedarf und – falls es eine Frist gibt – den Termin angeben.
• Wichtige Vereinbarungen aus einer Besprechung festhalten, damit auch Personen, die nicht dabei waren, sie nachlesen können.

Asynchrone Kommunikation ermöglicht es einer Person, zu antworten, wenn es ihr möglich ist, statt sofortige Aufmerksamkeit zu verlangen. Damit sie funktioniert, müssen die Dokumente auffindbar und ausreichend verständlich sein: Etwas auf einer Plattform zu speichern, garantiert nicht, dass der Rest des Teams weiß, dass es dort zu finden ist.

5. Besprechungen mit einem klaren Zweck ansetzen

• Prüfen, ob das Ziel mit einer Nachricht oder einem gemeinsam genutzten Dokument erreicht werden kann.
• Wenn eine Besprechung erforderlich ist, ihren Zweck, die zu behandelnden Themen und die Teilnehmenden angeben.
• Die Informationen, die die Beteiligten vorab prüfen müssen, rechtzeitig teilen.
• Mit den getroffenen Entscheidungen, den zugewiesenen Aufgaben und den zuständigen Personen abschließen.
• Prüfen, ob Dauer und Häufigkeit weiterhin angemessen sind.

Besprechungen können nützlich sein, um Themen zu erörtern, Meinungsverschiedenheiten beizulegen oder komplexe Angelegenheiten abzustimmen. Sie müssen nicht auf jede Frage die automatische Antwort sein. In Hybridteams tragen eine gute Planung und zugängliche Informationen dazu bei, dass die Abstimmung nicht davon abhängt, wer sich gerade physisch im Büro befindet.

6. Die Abstimmung zwischen Personen im Büro und im Remote-Arbeitseinsatz organisieren

• Entscheidungen und wichtige Informationen in Bereichen teilen, die für das ganze Team zugänglich sind, nicht nur in persönlichen Gesprächen.
• Vereinbaren, wie remote arbeitende Personen teilnehmen, wenn eine Besprechung im Büro stattfindet.
• Festlegen, welche Aktivitäten davon profitieren, gemeinsam vor Ort stattzufinden, und wie diese angekündigt oder geplant werden.
• Sicherstellen, dass Aufgaben, Zuständigkeiten und Änderungen für diejenigen sichtbar sind, die nicht anwesend waren.

Ziel ist es, die Unterschiede beim Zugang zu Informationen zwischen den verschiedenen Arbeitsformen zu verringern. Die persönliche Anwesenheit kann bestimmte Interaktionen erleichtern, sollte aber nicht zum einzigen Weg werden, um von Entscheidungen zu erfahren, die die gemeinsame Arbeit betreffen.

7. Absprachen dokumentieren, erproben und überprüfen

• Die Regeln in einem kurzen Leitfaden zusammenfassen, in direkter Sprache und mit Beispielen nur dort, wo sie Unklarheiten vermeiden.
• Festlegen, wer das Dokument aktuell hält und wo das Team es finden kann.
• Die Absprachen regelmäßig überprüfen, ebenso wenn sich Aufgaben, Tools oder die Organisation ändern.
• Rückmeldungen aus dem Team einholen und einfache Anzeichen beobachten: Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen, Besprechungen, die ihr Ziel nicht erreichen, oder Schwierigkeiten, Dokumente zu finden.
• Regeln ändern, die nicht helfen, und alle betroffenen Personen über die Änderungen informieren.

Bei der Überprüfung geht es nicht darum zu messen, wie viele Nachrichten jede Person verschickt, sondern darum festzustellen, ob die Absprachen die Koordination erleichtern und den Arbeitsfortschritt ermöglichen. Regelmäßige Umfragen oder Gespräche können helfen, Reibungspunkte aufzudecken, die sich in den Projektergebnissen nicht zeigen.

Eine hilfreiche Vereinbarung ist klar und überprüfbar

Bevor der Leitfaden abgeschlossen wird, sollte geprüft werden, ob jede Regel einem konkreten Bedarf entspricht, klar ist, wer was tun soll, und nicht von informellen Informationen abhängt. Wichtig ist außerdem, deutlich zu machen, dass interne Absprachen unter Berücksichtigung der geltenden arbeitsrechtlichen Verpflichtungen an dem Ort umzusetzen sind, an dem die jeweilige Person arbeitet: Das verfügbare Material gibt keine bestimmte Rechtsordnung an, und diese Hinweise ersetzen nicht die Prüfung der anwendbaren gesetzlichen Anforderungen.

Die beste Fassung ist nicht unbedingt die ausführlichste. Es ist diejenige, die das Team versteht, nachschlagen kann und bei Bedarf zu überarbeiten bereit ist, wenn sie nicht mehr widerspiegelt, wie tatsächlich gearbeitet wird.