Checkliste: Ist dein kleines Unternehmen bereit, für Kundinnen und Kunden zu öffnen?

Für die Öffnung für Kundinnen und Kunden reicht es nicht, die Geschäftsräume vorzubereiten oder einen Termin anzukündigen. Du musst auch ab dem ersten Tag die Dienstleistung erbringen oder das Produkt liefern, Anfragen beantworten, Zahlungen entgegennehmen und unvorhergesehene Probleme lösen können. Diese Eröffnungs-Checkliste hilft dir dabei, diese Bereiche zu überprüfen und die Aufgaben zu ordnen, damit du offene Punkte erkennst, bevor sie zu Hindernissen werden.

Nicht jedes Unternehmen braucht dieselben Vorbereitungen. Ein Einzelhandelsgeschäft, eine Beratungsfirma und ein Gastronomiebetrieb können beispielsweise unterschiedliche betriebliche und administrative Anforderungen haben. Passe die Liste an deine Tätigkeit und deinen Standort an; sie ersetzt nicht die Prüfung der Formalitäten, die für dich gelten.

1. Angebot, Bestände und Lieferanten

• Das anfängliche Angebot ist festgelegt: Produkte, Dienstleistungen, Bedingungen und Preise sind klar beschrieben.
• Es sind ausreichend Waren oder Kapazitäten vorhanden, um die erwartete Nachfrage zu Beginn zu bedienen, oder es gibt einen Plan, um mögliche Lieferzeiten und Einschränkungen mitzuteilen.
• Die benötigten Produkte, Materialien oder Werkzeuge sind verfügbar und einsatzbereit.
• Die wichtigsten Lieferanten kennen die vereinbarten Liefertermine, Mengen und Bedingungen.
• Für Lieferungen, deren Ausbleiben die Bedienung von Kundinnen und Kunden verhindern würde, ist eine Alternative vorgesehen.
• Wenn die Tätigkeit von Reservierungen, Aufträgen oder Terminen abhängt, wurde der Ablauf für deren Entgegennahme und Bestätigung getestet.

2. Geschäftsräume, Arbeitsbereich und Team

• Die Geschäftsräume oder der Arbeitsbereich sind so ausgestattet, dass die vorgesehenen Dienstleistungen erbracht oder Produkte verkauft werden können.
• Das Team weiß, wo Materialien zu finden sind, wie sie nachgefüllt werden und wem es Bescheid geben muss, wenn etwas nicht funktioniert.
• Für das Öffnen und Schließen sowie für die Reinigung und Kontrolle der Räumlichkeiten sind Verantwortliche benannt.
• Die Geräte und Werkzeuge, die während der Kundenbetreuung zum Einsatz kommen, wurden getestet.
• Öffnungszeiten, Adresse und Zugangshinweise sind auf den Kanälen, über die das Publikum informiert wird, auf dem neuesten Stand.
• Wenn es Personal gibt, kennt jede Person ihre Aufgaben, Arbeitszeiten und die Ansprechperson für Fragen.

Die sachliche Vorbereitung muss auf die Besonderheiten der Tätigkeit abgestimmt sein. Wenn das Unternehmen über Geschäftsräume mit Publikumsverkehr verfügt, prüfe auch die Anforderungen, die für diese Räumlichkeiten und ihre Nutzung gelten. Gehe nicht davon aus, dass sie für alle Betriebe gleich sind.

3. Kundenservice und Informationen für Kundinnen und Kunden

• Während der angekündigten Öffnungszeiten ist eine Person für die Beantwortung von Anfragen verantwortlich.
• Die Kontaktkanäle – zum Beispiel Telefon, E-Mail, Website oder soziale Netzwerke – funktionieren und werden regelmäßig überprüft.
• Das Team kann erklären, was das Unternehmen anbietet, wie man etwas beauftragt oder kauft und welche Schritte als Nächstes folgen.
• Praktische Angaben wie Öffnungszeiten, Standort und Verfügbarkeit stimmen auf den verschiedenen Kanälen überein.
• Es ist festgelegt, wie über Verzögerungen, Änderungen, Stornierungen oder fehlende Bestände informiert wird.
• Das Personal weiß, wie es mit einer Beschwerde umgeht und wann es diese an die verantwortliche Person weiterleiten muss.

Es ist nicht nötig, auf allen Kanälen persönlich präsent zu sein. Es ist jedoch sinnvoll, für die veröffentlichten Kanäle jeweils eine verantwortliche Person und ein klares Verfahren für den Umgang mit Nachrichten festzulegen.

4. Zahlungen und Erfassung von Geschäftsvorgängen

• Die angebotenen Zahlungsmethoden sind eingerichtet und wurden getestet.
• Das Team weiß, wie ein Verkauf abgeschlossen, der entsprechende Beleg ausgestellt oder übergeben und der Geschäftsvorgang erfasst wird.
• Es wurde geprüft, was bei einer abgelehnten Zahlung, einem technischen Fehler oder einer Rückerstattung zu tun ist.
• Die Preise und Bedingungen, die den Kundinnen und Kunden mitgeteilt werden, stimmen mit den beim Zahlungsvorgang angewandten Preisen und Bedingungen überein.
• Wenn Reservierungen oder Vorauszahlungen angenommen werden, ist klar, wie diese bestätigt und Änderungen gehandhabt werden.

5. Generalprobe vor der Eröffnung

Führe einen Test durch, der das gesamte Kundenerlebnis abdeckt – von dem Moment, in dem jemand von dem Unternehmen erfährt, bis zum Abschluss des Kaufs oder der Dienstleistung. Bitte nach Möglichkeit eine Person, die nicht an den Vorbereitungen beteiligt war, den Ablauf zu durchlaufen und auf unklare Stellen hinzuweisen.

• Die nötigen Informationen für die Anfahrt, Kontaktaufnahme oder Reservierung sind leicht zu finden.
• Das Team kann eine übliche Anfrage beantworten und das Angebot erklären.
• Das Produkt wird gemäß dem vorgesehenen Ablauf geliefert oder die Dienstleistung erbracht.
• Die Zahlung und die Erfassung des Geschäftsvorgangs werden korrekt abgeschlossen.
• Der Abschluss des Kundenkontakts – Bestätigung, weitere Hinweise oder Verabschiedung – ist vorgesehen.
• Festgestellte Probleme wurden notiert; für jedes sind eine verantwortliche Person und ein Termin zur Behebung festgelegt.

6. Anwendbare Formalitäten und Anforderungen

• Es wurde ermittelt, welche administrativen, steuerlichen, arbeitsrechtlichen oder sonstigen Pflichten für das Unternehmen gelten.
• Die Anforderungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit und dem konkreten Ort, an dem sie ausgeübt wird, wurden geprüft.
• Es wurde bestätigt, dass alle Formalitäten erledigt sind, die vor Betriebsbeginn abgeschlossen sein müssen.
• Die Pflichten im Zusammenhang mit der Einstellung von Personal wurden geprüft, sofern das Unternehmen Personal beschäftigt.
• Bei Unklarheiten darüber, welche Anforderungen gelten, wurden offizielle Stellen oder eine Fachkraft konsultiert.

In Spanien können Genehmigungen und Pflichten je nach Tätigkeit, Betriebsstätte und Standort variieren. Eine allgemeine Checkliste kann daher für sich genommen nicht bestimmen, welche Genehmigungen oder Mitteilungen ein bestimmtes Unternehmen benötigt. Kläre die Anforderungen vor der Eröffnung mit den zuständigen Behörden oder durch professionelle Beratung. Gehe nicht davon aus, dass eine Formalität erledigt ist, nur weil ein anderes Unternehmen derselben Branche ein ähnliches Verfahren durchlaufen hat.

7. Aufgaben ordnen und entscheiden, ob du öffnen kannst

Nicht alle Aufgaben lassen sich parallel erledigen. Manche hängen von vorherigen Schritten ab, und ein offener Punkt kann alles Weitere blockieren. Ordne zuerst die Aufgaben mit den meisten Abhängigkeiten: So lässt sich beispielsweise eine Zahlung nicht testen, solange das System noch nicht eingerichtet ist, und eine Dienstleistung nicht proben, solange die benötigten Materialien fehlen.

Notiere für jedes nicht abgehakte Kästchen was noch fehlt, wer dafür verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein soll. Unterscheide zwischen Aufgaben, die den Betriebsbeginn beeinflussen, und Verbesserungen, die warten können. Bevor du den Eröffnungstermin festlegst oder daran festhältst, prüfe besonders die anwendbaren Formalitäten, die Verfügbarkeit des Angebots, die Vorbereitung des Teams sowie die Tests für Kundenservice und Zahlungsvorgänge.