Checkliste zur Prüfung internationaler Lieferanten vor Geschäftsabschluss

Einen ausländischen Lieferanten auszuwählen bedeutet mehr, als nur Preise und Lieferfristen zu vergleichen. Ein Unternehmen kann attraktive Konditionen anbieten und dennoch nicht über ausreichende Kapazitäten, gültige Unterlagen oder angemessene Qualitätskontrollen verfügen. Werden diese Aspekte vor der Unterzeichnung geprüft und wird die Prüfung an das Risiko des jeweiligen Geschäfts angepasst, lassen sich Probleme erkennen, die Produktion, Zahlungen, Reputation oder Versorgungskontinuität beeinträchtigen könnten.

Diese Checkliste dient als Ausgangspunkt für den internationalen Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Sie ersetzt keine spezialisierte Prüfung: Die geltenden Pflichten und Zertifizierungen hängen vom Produkt, vom Bestimmungsland, von der Branche und von der Struktur des Geschäfts ab.

1. Identität und Unternehmensstruktur bestätigen

• Rechtlicher Unternehmensname und Registrierung: Stimmen der rechtliche Name im Angebot, im Vertrag, auf den Rechnungen und bei den Zahlungsangaben überein? Vergleichen Sie die Angaben mit dem Handelsregister oder einer anderen offiziellen Quelle des Landes, in dem der Lieferant gegründet wurde.
• Vertretungsbefugnis und Eigentumsverhältnisse: Wer ist zur Unterzeichnung befugt? Ermitteln Sie gegebenenfalls auch die Unternehmensstruktur und die Eigentümer oder wirtschaftlich Berechtigten.
• Sitz und Geschäftstätigkeit: Passen die angegebene Anschrift und Geschäftstätigkeit zu den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen? Fordern Sie aktuelle Unterlagen an und überprüfen Sie die Angaben über einen unabhängigen Weg.
• Zahlungskonto: Stimmt der Kontoinhaber mit dem beauftragten Unternehmen überein? Soll an einen Dritten gezahlt werden oder wird eine Änderung der Kontoverbindung mitgeteilt, bestätigen Sie die Anweisung über einen anderen Kommunikationskanal bei einer Ihnen bekannten Kontaktperson.

Eine Abweichung beweist für sich genommen keinen Betrug, muss aber vor einer Überweisung oder Unterzeichnung geklärt werden.

2. Prüfen, ob der Lieferant seine Zusagen erfüllen kann

• Produktions- oder Betriebskapazität: Kann der Lieferant das vereinbarte Volumen, die Spezifikationen und den Zeitplan erfüllen? Bitten Sie um konkrete Angaben und geeignete Nachweise, etwa zu Betriebsstätten, Anlagen, Schichten, Personal oder Leistungskapazität.
• Untervergabe: Welche Schritte führt der Lieferant selbst aus und welche überträgt er anderen? Ermitteln Sie relevante Unterauftragnehmer und wie diese beaufsichtigt werden, insbesondere wenn eine Unterbrechung ihrer Tätigkeiten die Lieferung beeinträchtigen würde.
• Muster und Qualitätsprozess: Vergleichen Sie bei Waren die Muster mit den Spezifikationen und fragen Sie, wie die Qualität während der Produktion und nicht nur zu Beginn kontrolliert wird. Legen Sie bei Dienstleistungen die Ergebnisse, Servicelevels und die Art der Überprüfung ihrer Erfüllung fest.
• Unabhängige Inspektion: Wenn Umfang, Komplexität oder Kritikalität des Einkaufs es rechtfertigen, erwägen Sie eine Inspektion der Betriebsstätten, eine Überprüfung durch Dritte oder Kontrollen vor dem Versand. Der Umfang sollte den konkreten Risiken des Geschäfts entsprechen.

Eine Unternehmenspräsentation oder ein zufriedenstellendes Muster belegen für sich genommen nicht, dass der Lieferant bei der gesamten Bestellung denselben Standard einhalten kann.

3. Referenzen, Geschäftshistorie und Reputation abgleichen

• Geschäftsreferenzen: Bitten Sie um geeignete Referenzen und bestätigen Sie mit deren Einverständnis, sofern erforderlich, Art und Dauer der Geschäftsbeziehung, die Erfüllung der Verpflichtungen und den Umgang mit Problemen.
• Geschäftserfahrung: Prüfen Sie, wie lange das Unternehmen bereits tätig ist, welche Erfahrung es mit vergleichbaren Aufträgen oder Dienstleistungen hat und ob es jüngste Veränderungen gab, die geklärt werden sollten.
• Öffentlich zugängliche Informationen: Konsultieren Sie Register und zuverlässige Quellen im jeweiligen Land. Je nach Risiko kann es sinnvoll sein, öffentliche Gerichtsverfahren, Sanktionen oder andere Hinweise auf Reputationsrisiken zu prüfen. Bewerten Sie die Ergebnisse sorgfältig und vergewissern Sie sich, dass sie sich auf das richtige Unternehmen beziehen.
• Plausibilität der Antworten: Vergleichen Sie die Angaben des Vertriebsteams mit den Unterlagen, Referenzen und unabhängigen Informationen. Ausweichende oder widersprüchliche Antworten müssen geklärt werden, sind für sich genommen aber kein Beweis für eine Pflichtverletzung.

4. Finanzielle Stabilität und Versorgungskontinuität bewerten

• Zahlungsfähigkeit: Wenn Umfang oder Dauer der Verpflichtung es rechtfertigen, fordern Sie verfügbare Finanzinformationen an und beurteilen Sie, ob diese mit den zu übernehmenden Verpflichtungen vereinbar erscheinen.
• Kritische Abhängigkeiten: Fragen Sie, ob das Geschäft von einer einzigen Produktionsstätte, einem schwer ersetzbaren Rohstoff, einem Hauptkunden oder einer bestimmten Logistikroute abhängt.
• Notfallplan: Wie würde der Lieferant bei einem Anlagenausfall, einem Mangel an Betriebsmitteln oder einer Transportverzögerung vorgehen? Achten Sie auf konkrete Maßnahmen und klar benannte Verantwortliche, nicht nur auf allgemeine Zusicherungen.
• Alternative Bezugsquellen: Prüfen Sie bei kritischen Produkten oder Dienstleistungen, welche Alternativen bestehen, falls der Lieferant nicht liefern kann. Ob eine alternative Quelle erforderlich ist, hängt von der Bedeutung der Versorgung und den Kosten einer Unterbrechung ab.

Finanzielle oder geschäftliche Informationen können nur eingeschränkt verfügbar sein, insbesondere bei privaten Unternehmen in anderen Ländern. Halten Sie fest, was überprüft werden konnte und welche Unsicherheiten bestehen bleiben, statt fehlende Informationen automatisch als Bestätigung der Zahlungsfähigkeit oder Zahlungsunfähigkeit zu behandeln.

5. Qualität, Zertifizierungen und Bestimmungslandanforderungen prüfen

• Dokumentierte Spezifikationen: Sind Materialien, Mengen, Toleranzen, Verpackung, Prüfungen, Ergebnisse und Abnahmekriterien im Vertrag eindeutig festgelegt?
• Zertifikate und Lizenzen: Prüfen Sie, ob die Dokumente gültig sind, sich auf das betreffende Unternehmen beziehen und für das relevante Produkt, die Betriebsstätte oder die Dienstleistung gelten. Bestätigen Sie gegebenenfalls ihre Echtheit bei der ausstellenden Stelle.
• Vorschriften des Bestimmungsmarktes: Klären Sie, welche Anforderungen für Einfuhr und Vermarktung des Produkts gelten, darunter gegebenenfalls technische, gesundheitliche, sicherheitsbezogene, kennzeichnungsbezogene oder dokumentarische Anforderungen.
• Verantwortlichkeiten der Parteien: Halten Sie schriftlich fest, wer Unterlagen bereitstellt, Genehmigungen einholt, Prüfungen durchführt und für Mängel oder Verstöße einsteht.

Eine Zertifizierung gilt nicht universell: Ihre Bedeutung hängt vom Produkt und vom Markt ab. Sie ersetzt auch nicht die Prüfung, ob die konkrete Ware den geltenden Vorschriften entspricht. Das einkaufende Unternehmen muss die für sein Geschäft geltenden Anforderungen anhand zuständiger Quellen bestätigen; in regulierten Branchen kann eine spezialisierte Beratung erforderlich sein.

6. Compliance und Praktiken in der Lieferkette prüfen

• Anwendbare Pflichten: Ermitteln Sie die einschlägigen Vorschriften für das einkaufende Unternehmen, den Lieferanten, das Produkt und die beteiligten Länder. Sorgfaltspflichten gelten nicht gleichermaßen für alle Unternehmen oder Geschäfte.
• Arbeitspraktiken und Sicherheit: Wenn die Dienstleistung oder Produktion arbeitsintensiv ist, Untervergabe umfasst oder schutzbedürftige Beschäftigte betrifft, fragen Sie, wie Löhne, Arbeitszeiten, Gesundheit und Sicherheit geregelt sind und wie mögliche Beschwerden bearbeitet werden.
• Umwelt- und Sozialauswirkungen: Prüfen Sie, soweit dies für die Branche oder die Pflichten des Unternehmens relevant ist, welche Kontrollen der Lieferant anwendet und wie er mit Problemen in seiner Lieferkette umgeht.
• Daten und Vertraulichkeit: Wenn der Lieferant Zugriff auf personenbezogene oder vertrauliche Informationen erhält, legen Sie fest, welche Daten er zu welchem Zweck verarbeitet und welche Maßnahmen und Vereinbarungen nach den geltenden Vorschriften erforderlich sind.

Eine Selbstauskunft oder ein Verhaltenskodex liefern Informationen, entsprechen aber keiner unabhängigen Überprüfung und beweisen für sich genommen nicht, dass keine Probleme bestehen. Bei der Tiefe der Prüfung sollten die Tätigkeit, das Land, die potenziell betroffenen Personen und die Möglichkeit der Untervergabe berücksichtigt werden.

7. Kommunikation und Logistik auf die Probe stellen

• Verantwortliche Kontaktperson: Gibt es eine benannte Person, die den Auftrag koordiniert, und einen weiteren Kontaktweg, falls sie nicht verfügbar ist?
• Klarheit und Reaktionszeiten: Beantwortet der Lieferant während der Verhandlungen technische Fragen präzise und teilt Änderungen eindeutig mit?
• Lieferung und Dokumentation: Bestätigen Sie die vereinbarten Verantwortlichkeiten, den Zeitplan, die Verpackung, Transportdokumente, Versicherungen und Lieferbedingungen. Prüfen Sie, ob Vertrag und Bestellung den Verhandlungsergebnissen entsprechen.
• Umgang mit Problemen: Klären Sie, wie Mängel, Verzögerungen oder Fehlmengen gemeldet werden, welche Nachweise erforderlich sind und welche Fristen und Lösungen vereinbart werden.

Die Kommunikation zu Beginn garantiert nicht, wie ein künftiges Problem gehandhabt wird. Unpräzise Antworten oder häufig wechselnde Kontaktpersonen können jedoch Anlass sein, zusätzliche Kontrollen zu verlangen.

8. Zahlung und Vertrag vor der Bindung absichern

• Identität des Zahlungsempfängers: Prüfen Sie, ob die Zahlungsangaben zum beauftragten Unternehmen gehören und ob jede Änderung über einen unabhängigen Kommunikationskanal bestätigt wird.
• Zahlungsmeilensteine: Vergewissern Sie sich, dass Beträge, Währung, Fälligkeiten und Bedingungen mit Lieferungen oder überprüfbaren Meilensteinen übereinstimmen.
• Wichtige Vertragsklauseln: Prüfen Sie Leistungsumfang, Spezifikationen, Abnahme, Gewährleistungen, Vertraulichkeit, Untervergabe, Streitbeilegung und Folgen einer Nichterfüllung.
• Übereinstimmung der Unterlagen: Stellen Sie sicher, dass Angebot, Vertrag, Bestellung, Rechnung und Bankverbindung einander nicht widersprechen.

Bei grenzüberschreitenden Geschäften können das anwendbare Recht, der vereinbarte Gerichtsstand und die Form der Streitbeilegung erhebliche Folgen haben. Ihre Reichweite hängt vom Vertrag und den beteiligten Ländern ab. Bei wichtigen oder komplexen Verpflichtungen sollten diese Bestimmungen vor der Unterzeichnung von einer Fachperson geprüft werden.

Anzeichen, die eine vertiefte Prüfung rechtfertigen

Schließen Sie das Geschäft erst ab, wenn folgende Punkte geklärt sind: nicht übereinstimmende Identitäten oder Unterlagen, unerwartete Änderungen der Bankverbindung, Zahlungsdruck, Weigerung, grundlegende Nachweise vorzulegen, schwer überprüfbare Zertifikate, nicht bestätigbare Referenzen oder eine angegebene Kapazität, die nicht zum Geschäft passt.

Diese Anzeichen beweisen nicht automatisch ein Fehlverhalten. Sie zeigen jedoch, dass eine gründlichere Prüfung, eine Dokumentation der Erklärung und eine Bewertung erforderlich sind, ob das verbleibende Risiko für das Unternehmen vertretbar ist.

Von der Checkliste zu einem Einkaufsprozess

Halten Sie vor dem Vertragsabschluss fest, was überprüft wurde, anhand welcher Quellen, welche Abweichungen auftraten und wie sie geklärt wurden. Richten Sie die Kontrollen nach Wert und Kritikalität der Versorgung, Komplexität der Lieferkette, Land, Branche und möglichen Folgen eines Ausfalls aus. Legen Sie bei wichtigen Lieferanten außerdem fest, wann die Informationen erneut geprüft werden, da sich die gesellschaftsrechtliche, finanzielle oder operative Situation während der Geschäftsbeziehung ändern kann.

Ziel ist nicht, möglichst viele Unterlagen anzuhäufen, sondern genügend Nachweise zu sammeln, um zu verstehen, wer die Dienstleistung erbringt oder das Produkt liefert, ob der Lieferant seine Verpflichtungen erfüllen kann und welche Maßnahmen erforderlich sind, um Unsicherheiten vor einer verbindlichen Zusage zu steuern.