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SuchenWas Pünktlichkeit, Flottenauslastung, Leer-kilometer und weitere Kennzahlen messen, wie sie berechnet werden und welche Vorbehalte zu beachten sind, damit sie zu hilfreichen Entscheidungen beitragen.
Leistungskennzahlen, auch KPI, helfen dabei, den Transportbetrieb in Daten zu übersetzen, die sich im Zeitverlauf verfolgen lassen. Ihr Wert liegt nicht darin, möglichst viele Kennzahlen zu sammeln, sondern darin, zu verstehen, welchen Aspekt der Dienstleistung oder Effizienz sie abbilden und welche Entscheidungen sie unterstützen können. Eine einzelne Kennzahl erklärt die Ursachen eines Ergebnisses nicht von selbst: Es empfiehlt sich, sie gemeinsam mit anderen Kennzahlen sowie im Kontext der Route, des Fahrzeugs und der Art der Dienstleistung zu betrachten.
Die folgenden Formeln sind praktische Möglichkeiten, die einzelnen Kennzahlen zu definieren, keine universellen Standards. Bevor Ergebnisse verglichen werden, sollte das Unternehmen vereinbaren, was als Lieferung, verfügbares Fahrzeug, Vorfall oder produktiver Kilometer zählt, und diese Definitionen durchgehend einheitlich anwenden.
Misst, welcher Anteil der Lieferungen innerhalb der dem Kunden zugesagten Frist abgeschlossen wird.
Berechnung: pünktlich ausgeführte Lieferungen ÷ Gesamtzahl der Lieferungen × 100.
Die Kennzahl kann helfen, wiederkehrende Probleme bei der Planung, den Routen oder der Ausführung zu erkennen und die Einhaltung der Zusagen nach Kunde, Transportunternehmen oder Gebiet zu überprüfen. Damit der Vergleich aussagekräftig ist, muss definiert werden, was „pünktlich“ bedeutet: etwa, ob das zugesagte Datum oder ein vereinbartes Zeitfenster maßgeblich ist. Außerdem sollte klar geregelt sein, wie umgeplante Lieferungen und Ursachen behandelt werden, die außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens liegen.
Vergleicht die tatsächliche Ausführung mit der Planung: Routen, Zeitpläne, Stopps oder andere geplante Aufgaben. Die Kennzahl kann als Prozentsatz der Dienstleistungen ausgedrückt werden, die dem Plan entsprechen, oder als Abweichung bei Zeiten und Kilometern.
Sie hilft, Unterschiede zwischen Planung und tatsächlichem Betrieb zu erkennen. Eine Abweichung weist für sich genommen nicht auf ihre Ursache hin: Sie kann mit der Routenplanung, dem Verkehr, Kundenwünschen oder betrieblichen Umständen zusammenhängen. Deshalb ist es hilfreich, die Gründe zu erfassen und Abweichungen, die das Unternehmen beeinflussen kann, von solchen zu trennen, die es nicht unmittelbar kontrolliert.
Bezeichnet die Zeit zwischen zwei festgelegten Meilensteinen einer Dienstleistung, etwa zwischen der Abfahrt des Fahrzeugs und der Lieferung oder zwischen Abholung und Empfang. Es gibt keine einheitliche Berechnungsformel: Sie hängt von den gewählten Start- und Endpunkten ab.
Wird die Lieferzeit nach Strecke, Warenart oder Fahrzeug verfolgt, lassen sich Veränderungen beobachten und die Frage prüfen, ob die geplanten Fristen den tatsächlichen Betrieb widerspiegeln. Werden Zeiten verglichen, ohne diese Faktoren zu berücksichtigen, kann das zu irreführenden Schlussfolgerungen führen.
Erfasst Probleme, die die Ausführung oder das Ergebnis einer Lieferung beeinträchtigen, beispielsweise Schäden, Fehlmengen, erfolglose Zustellversuche oder Verspätungen, entsprechend der Definition des Unternehmens. Gemessen werden kann die Zahl der Vorfälle je Sendung oder der Prozentsatz der Sendungen mit mindestens einem Vorfall.
Diese Kennzahl ergänzt die Pünktlichkeit: Eine Lieferung kann fristgerecht ankommen und dennoch ein anderes Problem aufweisen. Um die Entwicklung zu verfolgen, müssen einheitliche Erfassungskriterien gelten und die Arten sowie Ursachen der Vorfälle unterschieden werden.
Misst, wie stark die Flotte im Verhältnis zu der Zeit genutzt wird, in der sie für den Betrieb verfügbar ist.
Mögliche Berechnung: Betriebsstunden ÷ verfügbare Stunden × 100.
Die Kennzahl hilft, wenig genutzte Fahrzeuge und mögliche Kapazitätsengpässe in bestimmten Zeiträumen zu erkennen. Das Ergebnis hängt davon ab, wie verfügbare und betriebliche Stunden definiert werden; Wartungs-, Warte- und Reservezeiten müssen einheitlich behandelt werden. Eine höhere Auslastung ist nicht automatisch besser, wenn dadurch Fristen, Sicherheit oder die Fähigkeit beeinträchtigt werden, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
Bezeichnen die nach der Definition des Unternehmens ohne produktive Ladung zurückgelegten Kilometer. Sie können als gesamte Leerstrecke oder im Verhältnis zur gefahrenen Gesamtstrecke analysiert werden.
Berechnung als Anteil: Leer-kilometer ÷ Gesamtkilometer × 100.
Diese Kennzahl kann Entscheidungen zur Routenplanung, zur Ladungszuweisung und zur Koordination von Fahrten unterstützen. Nicht jede Leerfahrt lässt sich vermeiden: Manche ergeben sich aus dem Standort der Dienstleistungen oder betrieblichen Anforderungen. Zur besseren Einordnung empfiehlt es sich, die Kennzahl nach Route, Kunde oder Betriebsart aufzuschlüsseln und gemeinsam mit Pünktlichkeit und Kosten zu betrachten.
Vergleicht die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit den geplanten. Die Kennzahl kann als absolute Differenz oder als Prozentsatz der geplanten Entfernung dargestellt werden.
Sie ermöglicht zu prüfen, ob die geschätzten Routen mit dem tatsächlichen Betrieb übereinstimmen, und nach Ursachen für Abweichungen zu suchen. Damit die Analyse hilfreich ist, müssen vergleichbare Strecken gegenübergestellt und gerechtfertigte Änderungen – zum Beispiel eine betriebliche Anweisung – von Abweichungen getrennt werden, die überprüft werden müssen.
Leerlauf bezeichnet die Zeit, in der der Motor eingeschaltet ist, während sich das Fahrzeug nicht bewegt. Dies ist nicht mit einer Ausfallzeit aufgrund eines Defekts oder einer Wartung gleichzusetzen: Es handelt sich um unterschiedliche Situationen, die getrennte Kennzahlen erfordern.
Die Erfassung des Leerlaufs kann helfen, Kraftstoffverbrauch und Betriebsgewohnheiten zu untersuchen. Bei der Interpretation müssen die Art der Route, notwendige Wartezeiten und die Bedingungen der Dienstleistung berücksichtigt werden; die Kennzahl ohne Kontext zu senken, ist für sich genommen kein ausreichendes Ziel.
Setzt die in der Analyse berücksichtigten Kosten zur zurückgelegten Strecke ins Verhältnis.
Mögliche Berechnung: berücksichtigte Betriebskosten ÷ gefahrene Kilometer.
Es ist wichtig festzulegen, welche Kosten einbezogen werden – beispielsweise Kraftstoff, Wartung, Löhne, Versicherungen oder Mautgebühren – und bei Fahrzeugen und Zeiträumen stets dieselben Kriterien anzuwenden. Ändern sich die einbezogenen Kostenarten, ist die Kennzahl nicht mehr unmittelbar vergleichbar.
Kann in Litern pro Kilometer oder, in einer gebräuchlichen Darstellung, in Litern pro 100 Kilometer angegeben werden.
Berechnung in L/100 km: verbrauchte Liter ÷ gefahrene Kilometer × 100.
Die Kennzahl dient dazu, Trends zu beobachten und Veränderungen zu erkennen, die überprüft werden sollten. Der Verbrauch hängt unter anderem vom Fahrzeug, der Ladung und der Strecke ab; beim Vergleich unterschiedlicher Flotten oder Routen können diese Unterschiede ohne Aufschlüsselung verborgen bleiben. Die Kennzahl allein erklärt auch nicht, ob die Ursache im Fahrverhalten, in der Wartung oder in den Betriebsbedingungen liegt.
Gibt an, welcher Anteil der Flotte während eines festgelegten Zeitraums einsatzbereit ist. Sie kann als einsatzbereite Fahrzeuge ÷ Fahrzeuge der Flotte × 100 berechnet werden, sofern festgelegt ist, was als einsatzbereit gilt und zu welchem Zeitpunkt gemessen wird.
Die Kennzahl hilft, die Auswirkungen von Pannen und Wartungsarbeiten auf die verfügbare Kapazität einzuschätzen. Es empfiehlt sich, sie zusammen mit den Tagen oder Stunden außerhalb des Betriebs zu betrachten und die Ursachen zu unterscheiden: Ein Gesamtwert kann Probleme verbergen, die sich auf bestimmte Fahrzeuge konzentrieren.
Die Wartungskosten pro Kilometer setzen die Wartungsausgaben zur zurückgelegten Strecke ins Verhältnis. Der Anteil vorbeugender und korrektiver Arbeiten kann zeigen, wie sich die Wartungstätigkeit verteilt, sofern das Unternehmen definiert, welche Arbeiten zu welcher Kategorie gehören.
Diese Daten können die Überprüfung von Wartungsplänen und der Fahrzeugverfügbarkeit unterstützen. Für sich genommen erlauben sie jedoch keine Schlussfolgerung darüber, welche Strategie besser ist: Sie müssen gemeinsam mit Pannen, Ausfallzeiten, Kosten und den Eigenschaften der Flotte betrachtet werden.
Setzt die erfassten Unfälle zu einem Maß für die Exposition ins Verhältnis, beispielsweise zu den gefahrenen Kilometern. Eine mögliche Darstellung lautet: Unfälle ÷ gefahrene Kilometer × Skalierungsfaktor. Dabei sind der verwendete Faktor und der Zeitraum stets anzugeben.
Die Kennzahl ermöglicht, die Entwicklung der Sicherheit zu verfolgen und die Analyse von Vorfällen zu unterstützen. Für Vergleiche zwischen Zeiträumen müssen die Definition eines Unfalls und die Erfassungsmethode einheitlich sein. Außerdem empfiehlt es sich, die Umstände zu untersuchen und nicht nur die Zahl der Unfälle: Eine isolierte Rate erklärt weder Ursachen noch Schweregrad.
Bei Transporten temperaturempfindlicher Waren können Temperaturabweichungen erfasst und zu den Sendungen oder zur Entfernung ins Verhältnis gesetzt werden, beispielsweise als Vorfälle je 1.000 Kilometer. Die gewählte Einheit muss zusammen mit dem Ergebnis angegeben werden.
Die Erfassung kann dabei helfen, Kontroll- und Transportprozesse zu überprüfen. Für die Interpretation der Kennzahl muss definiert werden, was als Temperaturabweichung gilt, wie lange sie andauern muss, um erfasst zu werden, und welche Schwellenwerte für die vereinbarte Dienstleistung gelten.
Ein Dashboard ist hilfreicher, wenn jede Kennzahl eine stabile Definition, eine zuständige Person und einen festgelegten Prüfturnus hat. Um irreführende Vergleiche zu vermeiden:
Letztlich geht es darum, Daten in konkrete betriebliche Fragen zu übersetzen: Welche Dienstleistung weicht vom Plan ab, wo konzentriert sich die unproduktive Zeit oder welche Veränderungen treten gleichzeitig mit einer Zunahme von Vorfällen auf? Eine überschaubare Auswahl gut definierter Kennzahlen bietet in der Regel eine klarere Entscheidungsgrundlage als eine lange Liste von Kennzahlen ohne Kontext.
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