So berechnen Sie den Break-even-Punkt eines Hotels nach Auslastung und Saison

Was der Break-even-Punkt aussagt

Der Break-even-Punkt schätzt das Aktivitätsniveau, bei dem die Einnahmen die berücksichtigten Kosten decken, ohne innerhalb des Modells einen operativen Verlust oder Gewinn zu erzielen. Für ein kleines Hotel lässt er sich als verkaufte Zimmernächte oder als Auslastungsgrad ausdrücken.

Die Auslastung allein reicht nicht aus, um zu beurteilen, ob eine Saison tragfähig ist: Entscheidend ist, welchen Beitrag jedes verkaufte Zimmer nach Abzug seiner variablen Kosten leistet und welche Fixkosten der Betrieb decken muss. Deshalb kann ein reduzierter Tarif zwar mehr Buchungen anziehen, zugleich aber die für den Break-even erforderliche Auslastung erhöhen.

Die Formel für Zimmernächte und Auslastungsgrad

Berechnen Sie zunächst den Deckungsbeitrag pro belegtem Zimmer:

Deckungsbeitrag pro Nacht = durchschnittlicher Nettotarif − variable Kosten pro belegter Nacht

Anschließend:

Break-even-Zimmernächte = Fixkosten des Zeitraums ÷ Deckungsbeitrag pro Nacht

Und wandeln Sie dieses Ergebnis in einen Auslastungsgrad um:

Break-even-Auslastung = Break-even-Zimmernächte ÷ verfügbare Zimmernächte × 100

Der Nettotarif sollte widerspiegeln, was dem Hotel tatsächlich verbleibt, und nicht nur den veröffentlichten Preis. Wenn bei einer Buchung Vermittlungsprovisionen oder Zahlungskosten anfallen, berücksichtigen Sie diese nur einmal: Sie können sie vom Tarif abziehen, um die Nettoeinnahmen zu ermitteln, oder sie in die variablen Kosten aufnehmen. Lassen Sie sie weder unberücksichtigt noch zählen Sie sie doppelt.

Fixkosten ändern sich innerhalb des analysierten Zeitraums nicht unmittelbar mit jedem belegten Zimmer. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Mieten, Versicherungen oder ein Teil der Lohnkosten. Variable Kosten steigen mit dem Geschäftsvolumen, etwa bestimmte Verbrauchsmaterialien, Wäschereikosten, Gästeartikel, zusätzliche Reinigung oder Buchungsprovisionen. Manche Ausgaben sind gemischt: Es empfiehlt sich, den festen Anteil von dem auslastungsabhängigen Anteil zu trennen, statt sie vollständig nur einer Kategorie zuzuordnen.

Einfaches Beispiel für einen Monat

Nehmen wir ein Hotel mit 20 Zimmern an, das während 30 Tagen geöffnet ist. Es hat monatliche Fixkosten von 30.000 €, einen durchschnittlichen Nettotarif von 150 € und variable Kosten von 50 € pro belegtem Zimmer.

• Deckungsbeitrag: 150 € − 50 € = 100 € pro Nacht.
• Für den Break-even erforderliche Nächte: 30.000 € ÷ 100 € = 300 Nächte.
• Verfügbares Inventar: 20 Zimmer × 30 Tage = 600 Zimmernächte.
• Break-even-Auslastung: 300 ÷ 600 = 50 %.

Unter diesen Annahmen muss der Betrieb im Laufe des Monats 300 Nächte verkaufen, um die in der Berechnung enthaltenen Kosten zu decken. Das Ergebnis bedeutet nicht, dass das Hotel in allen Fällen ab einer exakt bestimmten Zahl Gewinne erzielt: Es hängt davon ab, ob die geschätzten Tarife, Kosten und das Inventar repräsentativ sind und welche Ausgaben berücksichtigt wurden.

So vergleichen Sie Saisons

Führen Sie für jede Saison oder jeden für die Betriebsführung relevanten Zeitraum eine separate Berechnung durch. Vergleichen Sie keine Prozentsätze, ohne die jeweiligen Bedingungen zu prüfen: Sowohl die zu deckenden Kosten als auch die verkaufbaren Nächte unterscheiden sich.

1. Legen Sie den Zeitraum fest. Definieren Sie die Daten und die Anzahl der Tage, an denen das Hotel geöffnet ist. Wenn das Hotel an bestimmten Tagen oder mit bestimmten Zimmern geschlossen ist, zählen Sie dieses Inventar nicht als verfügbar.
2. Schätzen Sie die Fixkosten für den Zeitraum. Verwenden Sie die Ausgaben, die tatsächlich auf diese Daten entfallen. Wenn Sie jährliche Kosten auf die Saisons verteilen, dokumentieren Sie das Verfahren, damit Sie keine Zeiträume mit unterschiedlichen Zuordnungen vergleichen.
3. Berechnen Sie den Nettotarif und die variablen Kosten pro Nacht. Berücksichtigen Sie den erwarteten Vertriebskanalmix, die jeweiligen Provisionen und die mit einem belegten Zimmer verbundenen Ausgaben. In einer Saison mit mehr vermittelte Buchungen können die Nettoeinnahmen anders ausfallen, selbst wenn der angekündigte Tarif gleich ist.
4. Berechnen Sie die verfügbaren Nächte. Multiplizieren Sie die Zimmer, die tatsächlich verkauft werden können, mit den Öffnungstagen des Zeitraums.
5. Vergleichen Sie die Break-even-Zimmernächte und die Break-even-Auslastung mit einem Verkaufsszenario. So sehen Sie sowohl das erforderliche Volumen als auch den Abstand zwischen diesem Schwellenwert und der erwarteten Auslastung; Letztere bleibt eine Annahme und ist kein garantiertes Ergebnis.

In der Nebensaison kann weniger Inventar verfügbar sein, wenn das Hotel den Betrieb reduziert, während Fixkosten möglicherweise bestehen bleiben und nicht im gleichen Maß sinken. In der Hochsaison können mehr Nächte verkauft werden, gleichzeitig können sich jedoch auch Tarife, Provisionen sowie Personal- oder Servicekosten ändern. Daher können Unterschiede verborgen bleiben, wenn derselbe Prozentsatz auf alle Monate angewendet wird.

Was Sie prüfen sollten, bevor Sie das Ergebnis als Referenzwert verwenden

Rabatte verringern den Deckungsbeitrag pro Nacht, wenn die variablen Kosten gleich bleiben. Sinkt der Deckungsbeitrag, müssen mehr Nächte verkauft werden, um dieselben Fixkosten zu decken. Umgekehrt kann ein höherer Nettotarif die erforderliche Zahl der Break-even-Nächte senken, sofern dadurch keine zusätzlichen Kosten entstehen, die diesen Vorteil ausgleichen.

Wichtig ist außerdem, die Kosten zu prüfen, die je nach Aktivitätsniveau und Abteilung variieren. Erzielt das Hotel relevante Einnahmen aus Speisen und Getränken oder anderen Dienstleistungen, bildet eine Berechnung, die nur Zimmer berücksichtigt, nicht von sich aus den Break-even des gesamten Betriebs ab. Diese Einnahmen und ihre Kosten müssten mit einer konsistenten Methode einbezogen werden, wobei gemeinsame Ausgaben nicht doppelt zugerechnet werden dürfen.

Schließlich ist der Break-even-Punkt weder eine Gewinn- noch eine Liquiditätsprognose. Er gibt einen Schwellenwert auf Grundlage der verwendeten Annahmen an; für sich genommen zeigt er nicht, wann Buchungen bezahlt oder Rechnungen beglichen werden, und berücksichtigt auch keine Investitionen, Schulden oder andere nicht einbezogene Positionen. Wird die Berechnung bei Änderungen des Nettotarifs, des Inventars oder der Kostenstruktur aktualisiert, bleibt der Saisonvergleich aussagekräftig.