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SuchenEin klarer Ablauf zur Erfassung von Änderungsanträgen, Bewertung von Kosten und Fristen, Einholung von Genehmigungen und Abstimmung von Plänen, Budget, Terminplan und Nachunternehmen.
Bei einem Bauvorhaben können Änderungen durch eine Anfrage des Kunden, eine Abweichung in den Plänen, eine unvorhergesehene Bodenbeschaffenheit oder einen Verbesserungsvorschlag entstehen. Das Risiko liegt nicht nur darin, die Arbeiten zu ändern: Es entsteht auch, wenn die Entscheidung verstreut kommuniziert, vor der Bewertung ihrer Auswirkungen umgesetzt oder nicht allen betroffenen Teams mitgeteilt wird. Dies kann die Kosten- und Terminkontrolle erschweren und außerdem Nacharbeiten sowie Meinungsverschiedenheiten über die getroffenen Vereinbarungen verursachen.
Um diese Risiken zu verringern, empfiehlt es sich, jede Änderung von der ersten Mitteilung bis zum Abschluss als nachvollziehbaren Prozess zu behandeln. Die Dokumentation ersetzt nicht die im Vertrag vorgesehenen Genehmigungen: Sie ermöglicht es, die für die Entscheidung erforderlichen Informationen zusammenzutragen und die Entscheidung festzuhalten.
Jeder Antrag sollte in ein zentrales Änderungsregister aufgenommen werden, auch wenn er zunächst geringfügig erscheint oder noch nicht genehmigt ist. Das Formular sollte angeben, wer die Änderung meldet, wann und wo sie auftritt und welche Arbeiten oder Positionen betroffen sein könnten. Außerdem sollte es den Befund oder die Anforderung beschreiben und die verfügbaren Nachweise beifügen, etwa Fotos, Pläne, Messungen, Spezifikationen oder damit zusammenhängende Mitteilungen.
Wird die Änderung möglichst zeitnah und nahe am Ort ihrer Feststellung erfasst, bleiben Einzelheiten erhalten, die bei Telefonaten oder informellen Gesprächen verloren gehen können. Sind die Angaben unvollständig, kann im Formular festgehalten werden, was noch fehlt und wer die Informationen beschaffen soll, statt den Antrag als abschließend definiert darzustellen.
Bevor die Auswirkungen berechnet werden, ist die Art des Antrags zu bestimmen. Es kann sich um eine Anfrage des Kunden, eine unvorhergesehene Bedingung, eine Abweichung im Projekt, einen Verbesserungsvorschlag oder die Behebung nicht vertragsgemäßer Arbeiten handeln. Diese Klassifizierung dient als Orientierung für die technische und vertragliche Prüfung, bestimmt jedoch für sich genommen nicht, wer die Kosten trägt: Das hängt von den für das Bauvorhaben geltenden Vereinbarungen und Unterlagen ab.
Weisen Sie jedem Antrag eine verantwortliche Person zu, die dessen Prüfung koordiniert, und legen Sie eine Priorität fest. Die Priorität sollte beispielsweise berücksichtigen, ob die Änderung eine bevorstehende Tätigkeit, eine kritische Aufgabe oder bereits ausgeführte Arbeiten betrifft. So können dringende Angelegenheiten zuerst bearbeitet werden, ohne die Kontrolle über noch offene Anträge zu verlieren.
In der Bewertung sollte beschrieben werden, was sich gegenüber der geltenden Lösung ändert. Mindestens vier Bereiche sind zu prüfen:
Die Analyse sollte auch indirekte Folgen berücksichtigen. Eine Änderung an einer Installation kann beispielsweise nachfolgende Bauteile oder den Zugang anderer Arbeitstrupps beeinträchtigen. Wenn sich die Auswirkungen noch nicht genau beziffern lassen, sollte dies ausdrücklich vermerkt werden, ebenso wie die verwendeten Annahmen und noch ausstehenden Informationen.
Legen Sie den Antrag nach Abschluss der Bewertung den gemäß Vertrag und internem Verfahren befugten Personen vor. Die Entscheidung muss dokumentiert werden: genehmigt, abgelehnt, zur Klärung zurückgegeben oder vertagt. Wird der Antrag genehmigt, dokumentieren Sie den genehmigten Umfang, die vereinbarten Kosten oder deren Bewertungsmethode, die erwarteten Auswirkungen auf die Frist, die geltenden Bedingungen und die Person, die die Genehmigung erteilt hat.
Formalieren Sie die Änderung gegebenenfalls durch den im Vertrag vorgesehenen Auftrag, Nachtrag oder ein anderes Dokument. Ein erfasster Antrag ist nicht automatisch eine genehmigte Änderung, und eine Folgenabschätzung stellt nicht zwingend einen angenommenen Preis dar. Diese Unterscheidung klar festzuhalten hilft zu verhindern, dass verschiedene Teams dieselbe Mitteilung als endgültige Genehmigung verstehen.
Manche Situationen erfordern möglicherweise eine schnelle Reaktion, beispielsweise um auf einen technischen Notfall zu reagieren oder die Unterbrechung einer kritischen Tätigkeit zu vermeiden. Wenn das vertragliche Verfahren und die Umstände eine vorläufige Anweisung zulassen, ist festzuhalten, wer sie erteilt, welche Arbeiten sie genehmigt, wo ihre Grenzen liegen und welche Punkte noch genehmigt oder bewertet werden müssen.
Schließen Sie anschließend die formelle Prüfung ab und verknüpfen Sie die endgültige Entscheidung mit dem ursprünglichen Registereintrag. Dringlichkeit kann die Reihenfolge der Aufgaben verändern, sollte aber weder die Nachweise verschwinden lassen noch eine begrenzte Genehmigung in eine weitergehende Genehmigung umdeuten, als tatsächlich erteilt wurde.
Nach Genehmigung der Änderung sind die betroffenen Unterlagen zu aktualisieren und den Teams mitzuteilen, welche Fassung jeweils zu verwenden ist. Je nach Fall kann dies Pläne, Spezifikationen, Budget, Terminplan, Arbeitsanweisungen und Unterlagen der Nachunternehmen umfassen. Kennzeichnen Sie ersetzte Fassungen, um das Risiko zu verringern, dass jemand auf Grundlage veralteter Informationen arbeitet.
Die Mitteilung muss diejenigen erreichen, die handeln müssen: Bauleitung und Baustellenteam, technische Abteilung, gegebenenfalls den Kunden, Planer und betroffene Nachunternehmen. Es reicht nicht aus, die Genehmigung abzulegen, wenn die Anweisungen vor Ort weiterhin die vorherige Lösung beschreiben.
Die Nachverfolgung endet nicht mit der Genehmigung. Dokumentieren Sie den Fortschritt der Änderung und vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten mit den genehmigten oder angesetzten Kosten. Verwenden Sie dabei einheitliche Kriterien für die Zuordnung der Ausgaben. Treten Abweichungen auf, dokumentieren Sie deren Ursache und bestimmen Sie gemäß Vertrag und Bauverfahren, ob ein neuer Antrag oder eine weitere Genehmigung erforderlich ist.
Es empfiehlt sich außerdem, jede Änderung abzuschließen, sobald die Arbeiten überprüft wurden: Bestätigen Sie, dass die Unterlagen aktualisiert wurden, die zugehörigen Positionen gekennzeichnet sind und die endgültige Entscheidung zusammen mit den Nachweisen eingesehen werden kann. Dieser Abschluss erleichtert die Prüfung, was genehmigt und ausgeführt wurde und wie sich Kosten und Fristen entwickelt haben.
Ein nützliches System – digital oder in einem anderen kontrollierten Format – sollte es dem Team ermöglichen, Folgendes einzusehen:
Das Werkzeug ist weniger wichtig als die konsequente Anwendung des Verfahrens: Es sollte einen klar erkennbaren Ort geben, an dem jede Entscheidung erfasst, geprüft, genehmigt und eingesehen werden kann, mit festgelegten Zuständigkeiten und Zugriff auf die jeweils gültigen Informationen.
Die Pflichten zur Abwicklung von Änderungen hängen vom Vertrag, von der Art des Bauvorhabens und von der anwendbaren Rechtsordnung ab. Dieser Ablauf ist daher eine Managementleitlinie, keine rechtliche Auslegung und keine Garantie dafür, dass ein internes Register die formellen Anforderungen eines bestimmten Vertrags erfüllt. Bevor eine Änderung mit möglichen wirtschaftlichen oder vertraglichen Auswirkungen ausgeführt oder formalisiert wird, sind die maßgeblichen Unterlagen zu prüfen und gegebenenfalls professionelle Beratung einzuholen.
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