Welchen Backup-Plan braucht ein kleines oder mittleres Unternehmen, um seine Daten wiederherzustellen?

Richten Sie die Datensicherung an den betrieblichen Abläufen aus

Eine Sicherungskopie ist nur dann nützlich, wenn sie die Informationen enthält, die das Unternehmen benötigt, und sich bei Bedarf wiederherstellen lässt. Deshalb sollte der Plan nicht mit der Auswahl einer Festplatte oder eines Cloud-Dienstes beginnen, sondern damit, welche Daten den Betrieb aufrechterhalten und was geschehen würde, wenn sie verloren gingen oder nicht zugänglich wären.

Das Inventar kann gemeinsam genutzte Dokumente, Datenbanken, Abrechnungs- und Verwaltungssysteme, geschäftliche E-Mails, Kundenanwendungen und Teamdateien umfassen. Berücksichtigen Sie auch, wo die einzelnen Elemente gespeichert sind und wer für ihren Schutz zuständig ist: Nicht alle Cloud-Dienste beinhalten standardmäßig eine unabhängige Sicherung mit den Versionen und der Aufbewahrungsdauer, die das Unternehmen benötigt.

Priorisieren Sie nach Auswirkung und tolerierbarem Verlust

Ordnen Sie die Daten danach ein, wie wichtig sie für die Fortführung der Arbeit und die Wiederherstellung sind. Informationen, die zum Abrechnen, zur Bearbeitung von Bestellungen oder zur Erbringung der Dienstleistung benötigt werden, erfordern möglicherweise einen anderen Schutz als Dateien, die nur gelegentlich verwendet werden und sich leicht wiederherstellen lassen.

Beantworten Sie für jede Datengruppe zwei Fragen:

• Wie viele aktuelle Informationen wäre es akzeptabel zu verlieren? Die Antwort hilft dabei, festzulegen, wie oft Sicherungskopien erstellt werden sollten.
• Wie lange kann der Betrieb unterbrochen sein, bevor die Auswirkungen untragbar werden? Das gibt Aufschluss über die Geschwindigkeit und Reihenfolge der Wiederherstellung.

Es gibt keine einheitliche Häufigkeit, die für alle kleinen und mittleren Unternehmen geeignet ist. Wenn der Verlust der Änderungen von mehreren Stunden erhebliche Auswirkungen hätte, reicht eine tägliche Sicherung möglicherweise nicht aus; bei selten geänderten Referenzdokumenten kann sie ausreichend sein. Die Entscheidung sollte dem Aktualisierungsrhythmus, der Bedeutung der Daten und den für ihre Wiederherstellung verfügbaren Ressourcen entsprechen.

Kombinieren Sie Sicherungskopien und verringern Sie Single Points of Failure

Die 3-2-1-Regel bietet eine einfache Struktur: Bewahren Sie drei Kopien der Daten einschließlich des Originals auf, verwenden Sie zwei Arten von Speichermedien und halten Sie mindestens eine Kopie außerhalb des Hauptstandorts vor. Ein Unternehmen kann beispielsweise seinen Speicher für die Arbeitsdaten, ein lokales Sicherungsgerät oder -system und eine externe Kopie an einem anderen Standort oder in der Cloud kombinieren.

Die Trennung ist ebenso wichtig wie die Anzahl. Ein Brand, ein Diebstahl oder ein Vorfall, der das Büro betrifft, kann mehrere gemeinsam gespeicherte Kopien erfassen. Und Ransomware, die auf mit dem Netzwerk verbundene Sicherungen zugreifen kann, könnte sowohl die Arbeitsdateien als auch diese Kopien verschlüsseln. Deshalb sollte eine Kopie isoliert oder vor Änderungen und Löschungen geschützt sein, etwa durch Trennung vom Netzwerk, Zugriffskontrollen oder Unveränderlichkeitsoptionen – je nach gewählter Technologie.

Verschlüsselung hilft, die Vertraulichkeit der Sicherungskopien zu schützen, insbesondere wenn sie außerhalb des Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden. Versionierung ermöglicht es, frühere Zustände aufzubewahren und gelöschte, versehentlich geänderte oder beschädigte Dateien wiederherzustellen, statt lediglich ihre letzte Version zu replizieren. Ihr Nutzen hängt von der Konfiguration, der Aufbewahrungsdauer und dem Schutz der Zugangsdaten ab.

Synchronisieren ist nicht dasselbe wie Sichern

Synchronisierungsdienste halten Dateien auf verschiedenen Geräten auf dem aktuellen Stand. Wird eine Datei gelöscht oder verschlüsselt, kann die Änderung auf die übrigen Geräte übertragen werden. Einige Plattformen bieten einen Versionsverlauf oder Wiederherstellungsfunktionen. Man sollte jedoch nicht davon ausgehen, dass sie eine unabhängige Sicherung ersetzen: Prüfen Sie, welche Versionen wie lange aufbewahrt werden und welche Wiederherstellungsoptionen verfügbar sind.

Auch ein RAID-System, das bei einem Festplattenausfall helfen kann, ersetzt kein Backup. Es verhindert nicht von sich aus den Verlust durch versehentliches Löschen, Beschädigung, Ransomware oder Schäden, die das gesamte Gerät betreffen.

Automatisieren Sie die Sicherung, weisen Sie Zuständigkeiten zu und prüfen Sie die Wiederherstellung

Sicherungsvorgänge sollten automatisiert ausgeführt werden und bei Fehlern Benachrichtigungen auslösen. Benennen Sie eine verantwortliche Person, die diese Benachrichtigungen prüft, Fehler untersucht und bestätigt, dass die Sicherungen die im Inventar aufgeführten Anwendungen und Daten abdecken. Wenn das kleine oder mittlere Unternehmen die Verwaltung einem Anbieter überträgt, sollte geklärt werden, wer die Ausführungen überwacht und wie über Probleme informiert wird.

Die Überprüfung ist nicht abgeschlossen, wenn lediglich festgestellt wurde, dass ein Vorgang als abgeschlossen angezeigt wird. Ein Wiederherstellungstest kann unzugängliche Dateien, unvollständige Konfigurationen oder Verfahren aufdecken, die länger als erwartet dauern. Die Tests sollten repräsentative Daten umfassen; bei den wichtigsten Systemen sollte außerdem geprüft werden, ob sich der Dienst nach dem vorgesehenen Verfahren wiederherstellen lässt. Wie oft getestet wird, hängt vom Risiko, von Änderungen an den Systemen und von den Möglichkeiten des Unternehmens ab. Wichtig ist, die Ergebnisse zu dokumentieren und erkannte Fehler zu beheben.

Ein praktischer Plan lässt sich in einer einfachen Tabelle festhalten:

Die Tabelle legt keine empfohlenen Häufigkeiten fest: Sie dient dazu, Entscheidungen schriftlich festzuhalten und Systeme ohne Sicherungsabdeckung zu erkennen. Außerdem kann der Plan damit überprüft werden, wenn sich Anwendungen, Prozesse oder Datenmengen ändern.

Ein sinnvoller Plan bewährt sich bei der Wiederherstellung

Die 3-2-1-Regel verringert die Abhängigkeit von einer einzelnen Kopie oder einem einzelnen Standort, garantiert aber nicht, dass die Wiederherstellung funktioniert. Für ein kleines oder mittleres Unternehmen ist der Plan dann wertvoll, wenn er festlegt, was geschützt werden soll, die Häufigkeit an den tolerierbaren Verlust anpasst, die Sicherungskopien von gemeinsamen Risiken trennt und durch Tests bestätigt, dass die Daten wiederhergestellt werden können. Regelmäßige Überprüfungen halten diese Entscheidungen mit dem tatsächlichen Betrieb in Einklang.