So berechnen Sie die Gesamtkosten einer Cloud-Migration für ein kleines oder mittleres Unternehmen

Die Kosten einer Migration enden nicht mit der Verlagerung der Systeme

Die Cloud kann verändern, wie ein Unternehmen für seine Infrastruktur bezahlt, garantiert aber nicht automatisch Einsparungen. Um fundiert entscheiden zu können, muss ein kleines oder mittleres Unternehmen die Gesamtbetriebskosten (TCO) seiner aktuellen Systeme mit denen eines oder mehrerer Cloud-Szenarien über denselben Zeitraum vergleichen. Der Vergleich muss sowohl das Migrationsprojekt als auch den anschließenden Betrieb umfassen und darf sich nicht nur auf den geschätzten Preis der Server beschränken.

Das Ergebnis hängt von den Anwendungen, ihrem Nutzungsmuster, dem Datenvolumen, dem für ihre Anpassung erforderlichen Aufwand und den Vertragsbedingungen ab. Allgemeine Schätzungen können deshalb als Orientierung dienen, ersetzen aber nicht die unternehmenseigenen Daten.

1. Eine verlässliche Ausgangsbasis schaffen

Bevor Sie die künftigen Ausgaben prognostizieren, empfiehlt es sich, zu erfassen, was vorhanden ist und welche Kosten heute anfallen. Das Verzeichnis sollte Anwendungen und Workloads der jeweils genutzten Infrastruktur, ihren Kapazitätsanforderungen und den sie unterstützenden Diensten zuordnen. Außerdem ist es hilfreich, Verträge, Geräte oder Rechenzentren zu identifizieren, deren Laufzeitende den Migrationszeitplan beeinflussen könnte.

Die Ausgangsbasis sollte sich nicht auf die Anschaffung von Servern beschränken. Je nach aktuellem Modell können auch Wartung, Hosting, Energie, Speicherplatz, Backups, Lizenzen, Verwaltungstools und die Arbeitszeit des Personals für den Betrieb der Umgebung dazugehören. Wo möglich, sollten tatsächliche Kosten und Nutzungsdaten verwendet werden — nicht nur die installierte Kapazität. So lässt sich vermeiden, eine für Spitzenlasten ausgelegte Infrastruktur mit einer Cloud-Schätzung zu vergleichen, die auf einer durchschnittlichen Nutzung beruht.

Diese Referenz ermöglicht später zu messen, ob sich die Ausgaben verändert haben und welche Positionen den Unterschied erklären. Werden aktuelle Kosten ausgelassen oder dem Projekt Kosten zugerechnet, die weiterhin anfallen, verliert der Vergleich an Aussagekraft.

2. Migrationskosten von Betriebskosten trennen

Ordnen Sie die Kosten für jede Alternative in zwei Blöcke. Der erste betrifft das Migrationsprojekt: Bewertung und Planung, Tools, Dienstleistungen von Spezialisten, Arbeit des internen Teams, Tests, Änderungen an Anwendungen und Datenaufbereitung. Der zweite umfasst die wiederkehrenden Ausgaben, sobald die Workloads in Betrieb sind.

Auch interne Arbeitszeit zählt. Sie führt nicht immer dazu, dass zusätzliches Personal eingestellt werden muss, beansprucht aber Zeit, die für andere Aufgaben eingesetzt werden könnte. Für eine praktikable Schätzung lässt sich ermitteln, welche Rollen beteiligt sind, welche Tätigkeiten sie übernehmen und wie viel Zeit sie dafür aufwenden. Anschließend kann dieser Aufwand nach einem Maßstab bewertet werden, der zum Budget des Unternehmens passt.

Die gewählte Methode verändert die Kostenstruktur. Eine Verlagerung mit wenigen Änderungen kann weniger anfänglichen Aufwand erfordern, aber eine ineffiziente Konfiguration in der Cloud beibehalten. Die Anpassung oder Neugestaltung einer Anwendung kann den Aufwand und die Dauer des Projekts erhöhen, dafür aber verwaltete Dienste oder andere Architekturoptionen ermöglichen. Es gibt auch Zwischenlösungen, etwa zunächst zu migrieren und einzelne Komponenten später zu optimieren. Keine Vorgehensweise garantiert für sich genommen niedrigere Gesamtkosten: Sie muss für jeden Workload modelliert werden.

3. Die Cloud-Rechnung anhand realer Nutzungsmuster prognostizieren

Berechnen Sie im Cloud-Szenario die voraussichtlich genutzten Ressourcen wie Rechenleistung, Arbeitsspeicher und Speicherplatz sowie die ergänzenden Dienste separat. Der veröffentlichte Tarif eines Anbieters entspricht nicht den Gesamtkosten: Die Schätzung hängt von der gewählten Konfiguration, dem tatsächlichen Verbrauch und den geltenden kommerziellen Bedingungen ab.

Berücksichtigen Sie auch Datenbanken, Backups, Überwachung, Support und Verwaltungs- oder Sicherheitstools — unabhängig davon, ob sie vom Anbieter oder von Drittanbietern bereitgestellt werden. Prüfen Sie die bestehenden Softwarelizenzen: Sie können sich durch die Verlagerung eines Workloads ändern, und einige Tools werden sowohl in lokalen Umgebungen als auch in der Cloud genutzt. Setzen Sie eine Lizenz oder einen Vertrag nicht als Einsparung an, wenn das Unternehmen sie tatsächlich nicht kündigen kann.

Der Datentransfer sollte als eigener Kostenpunkt ausgewiesen werden. Für die Übertragung von Informationen in die Cloud-Umgebung können Kosten anfallen und — je nach Anbieter und Ziel — auch für den Abruf oder die Verlagerung zwischen Regionen oder Plattformen. Die Höhe hängt vom Volumen und von der Übertragungshäufigkeit ab. Sind diese Daten noch unklar, sollten Sie die Unsicherheit dokumentieren und unterschiedliche Annahmen modellieren, statt einen Betrag als endgültig darzustellen.

4. Parallelbetrieb und Sicherheit berücksichtigen

Während eines Übergangs kann es erforderlich sein, die alten und die neuen Systeme gleichzeitig zu betreiben. Dieser Parallelbetrieb kann doppelte Infrastruktur, Lizenzen, Support und zusätzlichen Arbeitsaufwand mit sich bringen. Die Dauer hängt vom Plan und den Anforderungen an die Validierung ab und sollte daher für jedes Szenario in den Kostenzeitplan aufgenommen werden.

Auch mit einer Migration entfällt die Sicherheit nicht. Anbieter und Kunde können unterschiedliche Verantwortlichkeiten tragen. Deshalb muss das Unternehmen ermitteln, welche Kontrollen und Aufgaben es weiterhin selbst übernimmt, zum Beispiel die Konfiguration von Zugriffsrechten, den Datenschutz, die Überwachung und die Reaktion im laufenden Betrieb. Berücksichtigen Sie die entsprechenden Tools, Dienstleistungen und Personalstunden. Weisen Sie dem Anbieter nicht automatisch sämtliche Sicherheitskosten oder -verantwortlichkeiten zu.

5. Szenarien über einen gemeinsamen Zeitraum vergleichen

Wählen Sie einen Zeitraum, der die übliche Nutzung der Workloads und relevante Schwankungen, etwa saisonale Veränderungen, abbildet. Verwenden Sie für jede Alternative dieselbe Dauer und dieselben Geschäftsannahmen. Außerdem empfiehlt es sich, die anfängliche Einführungsphase getrennt auszuweisen: In den ersten Monaten können Anpassungsarbeiten und Ausgaben anfallen, die den stabilisierten Betrieb nicht widerspiegeln.

Eine einfache Berechnungsstruktur lautet:

Der Ausstieg aus der Cloud sollte eigens geschätzt werden. Werden Daten oder Dienste künftig zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Infrastruktur verlagert, könnten Kosten für den Transfer, Tools, technische Arbeit und Parallelbetrieb entstehen. Ohne Kenntnis des Datenvolumens, der Architektur und der Vertragsbedingungen lässt sich dieser Betrag nicht festlegen. Er kann als Annahme behandelt und beim Vergleich von Angeboten aktualisiert werden.

Eine Tabelle zur Strukturierung der Schätzung

Das Modell abgleichen und seine Annahmen überprüfen

Der Vergleich gewinnt an Aussagekraft, wenn sich jede Position auf überprüfbare Daten stützt und als beobachtete Kosten, Schätzung oder Annahme gekennzeichnet ist. Für den Cloud-Verbrauch können die Rechner der Anbieter beim Erstellen von Szenarien helfen. Ihre Ergebnisse sollten jedoch mit dem Verzeichnis, der erwarteten Nutzung und den konkreten Vertragsbedingungen abgeglichen werden.

Statt sich auf eine einzige Prognose zu verlassen, kann es hilfreich sein, Varianten beim Verbrauch und bei der Migration zu vergleichen: etwa die Verlagerung einer Anwendung mit wenigen Änderungen gegenüber ihrer Anpassung oder eine stabile Nutzung gegenüber einer schwankenden. Ziel ist nicht, eine künftige Rechnung exakt vorherzusagen, sondern zu verstehen, welche Entscheidungen die Kosten beeinflussen und wie stark das Ergebnis von noch unsicheren Annahmen abhängt.

Überprüfen Sie die Berechnung schließlich, wenn sich Verbrauch, Architektur, Lizenzen oder Zeitplan ändern. Eine erste Schätzung ist eine Grundlage für Entscheidungen und Planung, aber keine Garantie für Einsparungen. Am nützlichsten ist für das Unternehmen ein Vergleich, der transparent darstellt, was enthalten ist, über welchen Zeitraum und unter welchen Bedingungen.