Checkliste zur Auswahl eines Buchungssystems für Ihre Unterkunft

Bei der Auswahl eines Buchungstools geht es nicht nur darum, zu prüfen, ob es Onlinebuchungen entgegennehmen kann. Für ein kleines Hotel, ein Landhaus oder eine touristische Unterkunft muss das System das PMS – die Software zur Organisation der betrieblichen Abläufe – mit dem Channel-Manager, den Vertriebskanälen und gegebenenfalls der Buchungsmaschine der Website koordinieren. Wenn diese Komponenten Daten nicht korrekt austauschen, muss das Team Informationen womöglich manuell abgleichen und setzt sich Fehlern aus, etwa dem Verkauf eines Zimmers, das nicht mehr verfügbar ist.

Nutzen Sie diese Checkliste, um Optionen zu vergleichen und konkrete Produktvorführungen anzufordern. Entscheidend ist, zu prüfen, wie sich die Lösung im tatsächlichen Arbeitsablauf der Unterkunft verhält – nicht nur, welche Funktionen in der Verkaufsbroschüre aufgeführt sind.

1. Synchronisierung zwischen Systemen und Kanälen

• Ist die Verbindung bidirektional? Prüfen Sie, ob Buchungen und Änderungen daran von den Kanälen im PMS ankommen und ob Änderungen an Verfügbarkeit und Preisen vom PMS an die Kanäle gesendet werden.
• Wie schnell werden Änderungen übertragen? Lassen Sie sich erklären, ob die Aktualisierung durch ein Ereignis ausgelöst wird oder über regelmäßige Abfragen erfolgt und welches Verhalten bei hoher Aktivität zu erwarten ist. Eine Verzögerung kann zu Abweichungen zwischen dem PMS-Inventar und den auf den Kanälen veröffentlichten Angaben führen.
• Was passiert, wenn die Verbindung ausfällt? Fragen Sie, wie Fehler erkannt werden, wer Benachrichtigungen erhält und mit welchem Verfahren ausstehende Daten überprüft oder korrigiert werden können.
• Wurde die Integration mit den Systemen geprüft, die Sie bereits nutzen? Bitten Sie um eine Liste der verfügbaren Verbindungen und klären Sie, welche Daten über jede einzelne ausgetauscht werden. Dass sich zwei Produkte verbinden lassen, garantiert nicht, dass alle Felder korrekt übertragen werden.

Bitten Sie um eine Vorführung eines vollständigen Ablaufs: Erstellen, Ändern und Stornieren einer Buchung auf einem Kanal, Prüfen der Übernahme ins PMS und Kontrolle, ob die daraus resultierende Verfügbarkeit auf den übrigen verbundenen Kanälen aktualisiert wird.

2. Buchungen, Verfügbarkeit und Preise

• Wird die Buchung mit den relevanten Angaben ins PMS übernommen? Prüfen Sie, was mit Reisedaten, Zimmertyp, Preis, Kontaktdaten, Sonderwünschen und Zahlungsstatus geschieht. Fragen Sie, welche Informationen möglicherweise nicht übertragen werden.
• Werden Änderungen und Stornierungen ebenfalls synchronisiert? Es reicht nicht, nur den Eingang einer neuen Buchung zu prüfen: Testen Sie auch Änderungen der Reisedaten, der Zimmerzuweisung oder eine Stornierung.
• Wird die Verfügbarkeit einheitlich angepasst? Prüfen Sie, wie sich der Bestand aktualisiert, wenn eine Buchung über die Website, über ein OTA oder direkt an der Rezeption eingeht.
• Können Sie Preise und Beschränkungen zentral verwalten? Klären Sie, ob das System Preise, Aufenthaltsbedingungen und Beschränkungen an die von der Unterkunft genutzten Kanäle übermitteln kann und ob bestimmte Regeln separat konfiguriert werden müssen.
• Greift die Direktbuchungsmaschine auf denselben Bestand zu? Wenn Sie über Ihre Website verkaufen, prüfen Sie, ob sie aktuelle Verfügbarkeiten und Preise abruft und ob die Buchungen ins PMS übernommen werden.

Simulieren Sie während des Tests typische Situationen in der Unterkunft. Ein nützliches Beispiel ist, ein Zimmer wegen Wartungsarbeiten zu sperren und zu prüfen, ob es auf den betreffenden Kanälen nicht mehr verfügbar ist. Die Vorführung sollte den Ablauf zeigen und nicht nur den Konfigurationsbildschirm.

3. Berichte und betriebliche Übersicht

• Welche Berichte sind enthalten und welche Entscheidungen unterstützen sie? Prüfen Sie, ob Sie entsprechend den Anforderungen Ihres Betriebs Buchungen, Auslastung, Preise und Herkunftskanäle einsehen können.
• Werden die Daten häufig genug aktualisiert? Fragen Sie, welchen Zeitraum die Berichte abdecken und ob ihre Daten aktuell sind oder von Synchronisierungsprozessen abhängen.
• Können die Daten exportiert werden? Klären Sie die verfügbaren Formate, die erforderlichen Berechtigungen und ob beim Export die Details erhalten bleiben, die das Team benötigt.
• Können Sie Vorfälle und Abweichungen erkennen? Finden Sie heraus, ob die Plattform Verbindungsfehler, unvollständige Buchungen oder Änderungen anzeigt, die nicht auf allen Kanälen übernommen wurden.

Bitten Sie um Beispielberichte mit Demodaten und prüfen Sie, ob das Team sie ohne zusätzliche Tabellenkalkulationen verstehen kann, mit denen grundlegende Informationen erst rekonstruiert werden müssen.

4. Benutzerfreundlichkeit und Einbindung in die Abläufe

• Passt der Arbeitsablauf zur Größe und Art der Unterkunft? Prüfen Sie, wie Rezeption, Zimmerwechsel, Reinigung und Abrechnung verwaltet werden, sofern diese Funktionen relevant sind.
• Welche Aufgaben bleiben manuell? Bitten Sie den Anbieter, die nicht automatisierten Schritte zu benennen und anzugeben, wer sie erledigen muss.
• Ist das Team leicht einzuarbeiten? Beurteilen Sie, ob die häufigsten Aufgaben während einer Vorführung verständlich sind, und fragen Sie nach Schulungsmaterialien und Unterstützung zu Beginn.
• Ist der Zugriff über die Geräte möglich, die das Personal nutzt? Wenn Sie Informationen außerhalb der Rezeption einsehen oder aktualisieren müssen, prüfen Sie die Verfügbarkeit und mögliche Einschränkungen beim mobilen Zugriff.
• Kann die Lösung mit anderen benötigten Tools verbunden werden? Prüfen Sie die für Ihre Unterkunft relevanten Integrationen – zum Beispiel für Zahlungen, Buchhaltung, Kassensysteme oder Revenue Management – und klären Sie, welche Daten zwischen ihnen ausgetauscht werden.

Eine Benutzeroberfläche mit vielen Funktionen vereinfacht die Abläufe nicht unbedingt. Es empfiehlt sich, alltägliche Aufgaben gemeinsam mit den Personen zu testen, die sie ausführen werden, und zu beobachten, wie viele Schritte, Bildschirmwechsel oder manuelle Einträge dafür erforderlich sind.

5. Sicherheit, Zugriffsrechte und Datenverarbeitung

• Wie werden Benutzer und Berechtigungen verwaltet? Prüfen Sie, ob der Zugriff entsprechend den Aufgaben des Teams beschränkt und die Zugangsdaten entzogen werden können, wenn jemand nicht mehr in der Unterkunft arbeitet.
• Welche Maßnahmen schützen Daten und Verbindungen? Bitten Sie um klare Informationen zu Zugriffskontrollen, Schutz der Datenübertragung und dem Umgang mit Sicherheitsvorfällen. Gehen Sie nicht von einer Funktion aus, die der Anbieter nicht dokumentiert hat.
• Wie erfolgen Datensicherungen und Wiederherstellung? Fragen Sie, welche Informationen aufbewahrt werden, mit welchem Verfahren der Dienst wiederhergestellt wird und welche Verantwortlichkeiten beim Anbieter und bei der Unterkunft liegen.
• Welche personenbezogenen Daten werden erfasst und wer kann sie einsehen? Prüfen Sie die verfügbaren Funktionen für Zugriff, Aufbewahrung und Löschung und bitten Sie um die für Ihren Fall geltenden Vertrags- und Datenschutzunterlagen.
• Was geschieht mit Ihren Daten, wenn Sie den Anbieter wechseln? Klären Sie, ob Sie Buchungen und andere Datensätze exportieren können, in welchem Format und wie lange sie verfügbar bleiben.

Die Produktinformationen einer Plattform ersetzen nicht die Prüfung ihrer Bedingungen, technischen Dokumentation und vertraglichen Zusagen. Welche Pflichten gelten, hängt von der Datenverarbeitung und der jeweiligen Gerichtsbarkeit ab.

6. Support, Inbetriebnahme und Gesamtkosten

• Welchen Support bietet der Anbieter und zu welchen Zeiten? Fragen Sie nach den Supportkanälen, den verfügbaren Sprachen und dem Verfahren bei Vorfällen, die Buchungen oder Verfügbarkeit betreffen.
• Wie werden Einrichtung und Migration organisiert? Klären Sie, wer Zimmer, Preise, Kanäle und Integrationen konfiguriert und welche Daten Sie vorbereiten müssen.
• Welche Schulungen sind enthalten? Prüfen Sie, ob die Schulung alle Personen umfasst, die das System nutzen werden, und ob es nach der Einführung weitere Unterstützung gibt.
• Wie hoch sind die Gesamtkosten? Lassen Sie sich Gebühren, Einrichtung, Integrationen, Module, Benutzer und Zusatzleistungen aufschlüsseln. Vergleichen Sie Angebote mit demselben Leistungsumfang.
• Welche Bedingungen gelten für Verlängerung und Ausstieg? Prüfen Sie Vertragslaufzeit, Preisänderungen, Kündigung, Datenexport und mögliche Kosten für Vertragsende oder Migration.

Vor der Entscheidung

Schließen Sie die Bewertung mit einem Test ab, der auf Ihren eigenen Abläufen basiert: neue Buchung, Änderung, Stornierung, Anpassung der Verfügbarkeit und Aktualisierung der Preise. Notieren Sie, was automatisiert wird, welche Daten verloren gehen oder überprüft werden müssen und welche Aufgaben beim Team verbleiben. Vergleichen Sie die Angebote anschließend nach Zuverlässigkeit der Integration, betrieblicher Eignung, Klarheit des Supports und Gesamtkosten – nicht nur nach der Zahl der beworbenen Funktionen.