Checkliste zur Organisation des ersten Monats beim Onboarding einer neuen Person

Der erste Monat einer neuen Person sollte weder von Improvisation abhängen noch auf eine Begrüßung und die Übergabe der Arbeitsmittel beschränkt sein. In dieser Phase soll die Person verstehen, wie die Organisation funktioniert, die Menschen kennenlernen, mit denen sie zusammenarbeiten wird, und wissen, was von ihr in ihrer Position erwartet wird. Für das Unternehmen ist es zugleich eine Gelegenheit zu prüfen, ob Zugänge, Einarbeitung und Begleitung funktionieren.

Die Checkliste kann an die Größe der Organisation, die Position und die Arbeitsform angepasst werden. Wichtig ist, Verantwortliche zu benennen und einen offenen Kanal für Fragen bereitzuhalten. Die direkte Führungskraft koordiniert den Prozess in der Regel, unterstützt durch die Personalabteilung, die IT und die Personen, die die Einarbeitung durchführen.

Vor dem ersten Arbeitstag: das Notwendige vorbereiten

Das Onboarding-Erlebnis beginnt, bevor die neue Person eintrifft. Eine gute Vorbereitung verhindert, dass der erste Arbeitstag mit Formalitäten oder dem Warten auf Arbeitsmittel ausgefüllt ist.

• Verantwortliche benennen: festlegen, wer das Onboarding koordiniert, administrative Fragen klärt und technischen Support oder die Einarbeitung übernimmt.
• Arbeitsplatz und Zugänge vorbereiten: die Arbeitsmittel bereitstellen und prüfen, ob die erforderlichen Konten, Berechtigungen und Tools beantragt oder, sofern zutreffend, bereits eingerichtet sind.
• Praktische Informationen weitergeben: vorab Arbeitszeiten, Arbeitsort oder Anweisungen für die Verbindung, eine Ansprechperson und alle hilfreichen Informationen für den ersten Arbeitstag mitteilen.
• Den anfänglichen Zeitplan organisieren: Zeit für die Begrüßung, Vorstellungsrunden, die Erläuterung der Position und die ersten Lerneinheiten einplanen. Nicht den ganzen Arbeitstag mit Besprechungen füllen.
• Unterlagen und Onboarding-Informationen zusammenstellen: die relevanten Materialien bereitstellen und die anwendbaren arbeitsbezogenen Formalitäten mit der zuständigen Abteilung koordinieren.
• Einen Plan mit dem Team abstimmen: das Team über den Einstieg informieren und erklären, wer die Person in den ersten Wochen begleitet.

Erster Arbeitstag: Orientierung geben und den Einstieg erleichtern

Vorrang hat nicht, alle Informationen über das Unternehmen auf einmal zu vermitteln, sondern eine klare Orientierung zu geben und zu erklären, an wen man sich wenden kann. Eine einfache Begrüßung mit ausreichend Zeit für Fragen kann hilfreicher sein als eine Reihe überhasteter Vorstellungsrunden.

• Die Person begrüßen und prüfen, ob sie alles für den Start hat, sowohl vor Ort als auch im Homeoffice.
• Das Team vorstellen und erklären, mit wem sie regelmäßig zusammenarbeiten und an wen sie sich bei unterschiedlichen Fragen wenden kann.
• Die grundlegende Struktur der Organisation, die Kommunikationsweisen im Team und die für die Position relevanten internen Kanäle erläutern.
• Die ersten Zuständigkeiten und Prioritäten besprechen und auch klären, was die Person noch nicht beherrschen muss.
• Prüfen, ob sie auf die wesentlichen Tools zugreifen kann, und erklären, wo sie bei Problemen Unterstützung erhält.
• Zeit für Fragen lassen und vereinbaren, wann das nächste Gespräch zur Nachverfolgung stattfindet.

Erste Woche: Orientierung in Lernen überführen

In den ersten Tagen empfiehlt es sich, allgemeine Informationen mit konkreten, schrittweisen Aufgaben zu verbinden. Die Einarbeitung sollte zur Position passen: Es reicht nicht aus, Handbücher auszuhändigen oder davon auszugehen, dass die Person durch Beobachtung ihrer Kolleginnen und Kollegen lernen wird.

• Die Abläufe und Tools erläutern, die sie für ihre ersten Aufgaben benötigt.
• Die Einarbeitung in überschaubare Abschnitte gliedern und darauf hinweisen, welche Materialien sie später nachschlagen kann.
• Erste Aufgaben mit einem verständlichen Zweck und klar umrissenem Umfang übertragen; erläutern, wer die Arbeit überprüft.
• Zeit für Gespräche mit den wichtigen Personen einplanen, mit denen sie sich abstimmen muss.
• Fragen, was bereits klar ist, welche Informationen noch fehlen und ob es Schwierigkeiten mit Zugängen, der Informationsflut oder der Arbeitsorganisation gibt.
• Sicherstellen, dass sie die internen Vorgaben und die für sie vorgesehene Einarbeitung kennt, einschließlich der Unterweisung zur Prävention, sofern diese für die Position und das Arbeitsumfeld relevant ist.

Zweite und dritte Woche: mit Unterstützung praktische Erfahrung sammeln

Sobald die grundlegenden Aspekte abgedeckt sind, kann die Person zu umfangreicheren Aufgaben übergehen. Begleitung bedeutet nicht, jeden einzelnen Schritt zu überwachen, sondern Orientierung zu geben, Fortschritte zu überprüfen und Missverständnisse zu klären, bevor sie sich verfestigen.

• Die Selbstständigkeit schrittweise erhöhen, entsprechend den Aufgaben und der Erfahrung der Person.
• Kurzfristige Ziele vereinbaren und erklären, woran eine gut erledigte Aufgabe zu erkennen ist.
• Arbeitsbeispiele prüfen und konkretes Feedback geben, nicht nur eine allgemeine Einschätzung.
• Überprüfen, ob die mitgeteilten Prioritäten weiterhin realistisch sind und keine widersprüchlichen Anweisungen vorliegen.
• Nach Hindernissen fragen: nicht zugängliche Informationen, Abhängigkeiten von anderen Abteilungen, fehlende Einarbeitung oder Unklarheiten bei den Zuständigkeiten.
• Den Plan anpassen, wenn sich die Anforderungen der Position ändern oder die Person zusätzliche Unterstützung benötigt.

Vierte Woche: den ersten Monat überprüfen und den nächsten Abschnitt vereinbaren

Am Ende des ersten Monats hilft ein Bilanzgespräch dabei, zu unterscheiden, was bereits gefestigt ist und was noch erklärt oder geübt werden muss. Es muss nicht als formelle Beurteilung ausgestaltet werden: Ziel ist es, Beobachtungen auszutauschen und die nächsten Schritte zu vereinbaren.

• Die erledigten Aufgaben und die Prioritäten für die kommenden Wochen besprechen.
• Fragen, wie die Person das Onboarding erlebt hat und was ihr den Einstieg erleichtert hätte.
• Ausstehende Einarbeitung, Beziehungen im Arbeitsumfeld, die gestärkt werden sollten, und noch bestehende Hindernisse ermitteln.
• Konkretes Feedback zu Fortschritten und Entwicklungsfeldern geben, anhand von Beispielen aus der Position.
• Die nächsten Ziele und einen Termin für deren erneute Überprüfung vereinbaren.
• Sicherstellen, dass die Person weiß, wo sie bei Bedarf Verfahren, Ressourcen und Unterstützung findet.

Einfach, aber regelmäßig nachfassen

Ein kurzes, regelmäßiges Gespräch mit der verantwortlichen Person hilft, Probleme rechtzeitig zu erkennen, die im Arbeitsalltag unbemerkt bleiben können. Zu Beginn kann es wöchentlich stattfinden und später seltener, wenn der Prozess gut läuft; die Häufigkeit sollte an die Anforderungen der Position und die Bedürfnisse der Person angepasst werden. Es empfiehlt sich, Vereinbarungen und die jeweils zuständige Person für die Klärung einzelner Punkte festzuhalten, ohne die Nachverfolgung zu einer administrativen Belastung werden zu lassen.

Das Onboarding endet auch nicht unbedingt nach 30 Tagen. Für manche Aufgaben ist mehr Zeit erforderlich, um Abläufe zu lernen, Verantwortung zu übernehmen oder selbstständig zu arbeiten. Am Ende des ersten Monats sollten die Unterstützung und die Ziele für den nächsten Zeitraum klar sein; es sollte nicht für alle Positionen dieselbe Frist gelten.

Eine gute Checkliste ist kein starres Drehbuch. Sie soll verhindern, dass die neue Person erraten muss, was zu tun ist, dem Team zeigen, wie es sie begleiten kann, und dem Unternehmen ermöglichen, Fehler bei der Vorbereitung oder Kommunikation frühzeitig zu beheben.