So strukturieren Sie eine Liquiditätsplanung für ein KMU

Ein KMU kann Gewinne erzielen und dennoch Schwierigkeiten haben, rechtzeitig zu zahlen, wenn das Geld erst eingeht, nachdem seine Verpflichtungen fällig geworden sind. Die Liquiditätsplanung hilft, diese Differenz vorherzusehen: Sie misst nicht nur, wie viel in Rechnung gestellt wird, sondern auch, wie viel Liquidität voraussichtlich verfügbar sein wird und zu welchem Zeitpunkt.

Die Tabelle muss nicht komplex sein, um nützlich zu sein. Sie sollte es ermöglichen, den Saldo nachzuverfolgen, Zahlungseingänge und -ausgänge nach Datum zu ordnen, die Liquidität zu prognostizieren und die Schätzungen zu aktualisieren, wenn sich die Umstände ändern. Sie ist ein Planungsinstrument, keine Garantie dafür, dass die Bewegungen so eintreten wie vorhergesagt.

1. Beginnen Sie mit dem verfügbaren Saldo

Erfassen Sie den Anfangssaldo zu Beginn des Zeitraums. Maßgeblich sind dabei die Zahlungsmittel und Bankguthaben, die das Unternehmen zur Begleichung von Zahlungen als verfügbar betrachtet. Geben Sie den Stichtag an und prüfen Sie, ob der Betrag mit den vom Unternehmen verwendeten Bank- und Buchhaltungsinformationen übereinstimmt.

Wenn Mittel nicht für den gewöhnlichen Geschäftsbetrieb verfügbar sind, sollten sie am besten gesondert ausgewiesen werden, damit sie nicht mit der operativen Liquidität verwechselt werden. Verwenden Sie bei jeder Aktualisierung dieselben Kriterien: Änderungen bei der Erfassung des Saldos können Vergleiche zwischen Zeiträumen unübersichtlich machen.

2. Erfassen Sie jeden Zahlungseingang und -ausgang mit Datum

Geben Sie für jede geplante Bewegung mindestens ein voraussichtliches Datum, eine Beschreibung, die Kategorie und den Betrag an. Fügen Sie nach Möglichkeit den Kunden oder Lieferanten sowie eine Referenz hinzu, über die sich die Rechnung, der Vertrag oder das Ausgangsdokument finden lässt.

Bei den Zahlungseingängen können Sie zwischen offenen Kundenrechnungen, Verkäufen, deren Bezahlung im betreffenden Zeitraum erwartet wird, und sonstigen relevanten Mittelzuflüssen unterscheiden. Betrachten Sie eine Rechnung nicht allein deshalb als bezahlt, weil sie ausgestellt wurde: Erfassen Sie das voraussichtliche Eingangsdatum des Geldes und berücksichtigen Sie dabei die Fälligkeit sowie die verfügbaren Informationen über den Kunden.

Erfassen Sie bei den Zahlungen die eingegangenen Verpflichtungen und die wiederkehrenden Ausgaben, die sich auf die Liquidität auswirken. Je nach Geschäftstätigkeit des Unternehmens können dazu Lieferanten, Löhne und Gehälter, Mieten, Finanzierungsraten, Steuern sowie geplante Anschaffungen oder Investitionen gehören. Geben Sie an, wann das Geld voraussichtlich abfließt, nicht nur, wann der Aufwand verbucht wird.

Eine grundlegende Struktur kann so aussehen:

Die Berechnung für jeden Zeitraum ist einfach: voraussichtlicher Endsaldo = Anfangssaldo + erwartete Zahlungseingänge − erwartete Zahlungen. Der Endsaldo eines Zeitraums wird zum Anfangssaldo des nächsten. Wenn die Tabelle einzelne Bewegungen erfasst, summieren Sie die Zahlungseingänge und -ausgänge, die in das jeweilige Intervall fallen.

3. Wählen Sie den Zeitraum entsprechend der Entscheidung, die Sie vorwegnehmen möchten

Die Periodizität sollte die Bewegungen detailliert genug abbilden, damit Sie handeln können. Eine monatliche Prognose kann sich für eine umfassendere Planung eignen, aber wenn alle Bewegungen des Monats zusammengefasst werden, kann eine Woche untergehen, in der mehrere Fälligkeiten zusammentreffen. Muss das KMU anstehende Verpflichtungen im Blick behalten, kann es eine wöchentliche Ansicht wählen; wenn mehr Details erforderlich sind, kann eine tägliche Aufstellung hilfreich sein.

Auch der Planungshorizont ist wichtig. Eine kurzfristige Prognose kann auf Rechnungen, Fälligkeiten und identifizierten Verpflichtungen beruhen. Je länger der Zeitraum ist, desto stärker hängt die Prognose in der Regel von Schätzungen zu Verkäufen, Ausgaben und künftigen Geschäftsvorgängen ab. Machen Sie deshalb deutlich, welche Daten bestätigt und welche Annahmen sind.

Eine Möglichkeit besteht darin, eine rollierende Prognose zu führen: Nach Ablauf eines Zeitraums werden die tatsächlichen Daten übernommen und am Ende des Planungshorizonts ein neuer Zeitraum hinzugefügt. So bleibt ein aktuelles Planungsfenster erhalten, statt dass Sie auf eine Tabelle angewiesen sind, die nach ihrer Erstellung schnell veraltet.

4. Trennen Sie bestätigte Daten von Schätzungen

Die Tabelle ist nützlicher, wenn sie zwischen Bewegungen unterscheidet, die durch konkrete Informationen belegt sind, und Prognosen, die mit Unsicherheit behaftet sind. Eine Rechnung mit bekanntem Fälligkeitsdatum ist nicht so sicher wie ein Verkauf, der noch nicht abgeschlossen ist. Sie können eine Statusspalte hinzufügen – zum Beispiel „bestätigt“, „wahrscheinlich“ oder „geschätzt“ – und die Quelle oder die verwendete Annahme notieren.

Dokumentieren Sie bei wiederkehrenden Zahlungen oder variierenden Beträgen, wie der Betrag geschätzt wurde. Erfassen Sie Steuern und andere Verpflichtungen mit den Auszahlungen, die das Unternehmen zu den jeweiligen Terminen voraussichtlich leisten wird, und nutzen Sie dafür die verfügbaren Informationen zum Geschäftsbetrieb. Diese Tabelle dient der Liquiditätskontrolle; sie ersetzt weder die Buchhaltung noch bestimmt sie allein die geltenden steuerlichen oder vertraglichen Verpflichtungen.

5. Vergleichen Sie Szenarien, ohne sie mit einer Prognose zu verwechseln

Bei erheblicher Unsicherheit können Sie alternative Szenarien erstellen, indem Sie klar benannte Annahmen ändern: zum Beispiel Verzögerungen bei bestimmten Zahlungseingängen, Umsatzschwankungen oder Zahlungen, die möglicherweise früher fällig werden. Sie können eine zentrale Prognose beibehalten und sie mit einer günstigeren sowie einer vorsichtigeren Alternative vergleichen. Erläutern Sie dabei stets, auf welchen Bedingungen die einzelnen Szenarien beruhen.

Ziel ist nicht, diese Szenarien als sichere Ergebnisse darzustellen, sondern zu erkennen, wie sich die Liquidität verändern würde, wenn die Annahmen zuträfen. Zeigt ein Szenario in einem Zeitraum einen knappen oder negativen Saldo, weist die Tabelle auf einen Sachverhalt hin, der weiter verfolgt werden sollte; sie bestätigt für sich genommen weder, dass tatsächlich ein Fehlbetrag entsteht, noch dass eine konkrete Lösung besteht.

6. Aktualisieren Sie die Tabelle und analysieren Sie Abweichungen

Ersetzen Sie bei jeder Überprüfung die Bewegungen des abgelaufenen Zeitraums durch die tatsächlichen Beträge und vergleichen Sie das Ergebnis mit der Prognose. Vermerken Sie wichtige Abweichungen und, sofern bekannt, deren Ursache: Ein Kunde hat später gezahlt, ein Lieferant hat den Zahlungstermin geändert oder es ist eine nicht eingeplante Auszahlung angefallen. Ändern Sie frühere Zahlen nicht, ohne die Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren, denn sonst lässt sich aus Schätzfehlern nichts lernen.

Durch die Überprüfung lassen sich ausstehende Termine und Beträge anpassen, neue Verpflichtungen aufnehmen und die weiterhin angemessene Gültigkeit der Annahmen prüfen. Wenn die Prognose von verstreuten Daten abhängt, legen Sie fest, wer für die Erfassung der Informationen zuständig ist und wann die Tabelle aktualisiert wird. Die geeignete Häufigkeit hängt von der Geschäftstätigkeit, der Schwankungsbreite der Zahlungsströme und den zu treffenden Entscheidungen ab.

Ein Instrument zur Vorschau, keine Garantie

Eine übersichtliche Liquiditätstabelle beantwortet drei Fragen: Wie viel Liquidität ist zu Beginn vorhanden, welche Ein- und Ausgänge werden erwartet und welcher Saldo könnte in jedem Zeitraum verbleiben? Ihr Nutzen hängt von der Qualität und Aktualität dieser Daten ab. Zahlungstermine können sich ändern, ungeplante Zahlungen können anfallen und Schätzungen werden umso unzuverlässiger, je weiter sie in der Zukunft liegen.

Verwenden Sie die Prognose daher als Unterstützung, um Liquiditätsbedarf frühzeitig zu erkennen und Finanzinformationen zu ordnen. Sie garantiert keine Ergebnisse und ersetzt nicht die buchhalterische, steuerliche oder finanzielle Analyse, die eine unternehmerische Entscheidung in Spanien gegebenenfalls erfordert.