Nützlicher Journalismus, um Unternehmen zu verstehen, zu führen und weiterzuentwickeln.
SuchenBeginnen Sie mit dem Prozess, der ein hohes Volumen, häufige Wiederholungen und messbare Probleme vereint – nicht mit dem auffälligsten Tool. Eine einfache Methode hilft dabei, Wirkung, Aufwand, Risiken und Ergebnisse zu vergleichen, bevor die Investition ausgeweitet wird.
Für ein kleines Unternehmen muss das erste Digitalisierungsprojekt weder das ehrgeizigste noch dasjenige mit dem größten Automatisierungsversprechen sein. Sinnvoll ist es, nach einem alltäglichen Prozess zu suchen, der Zeit kostet, Fehler oder Nacharbeit verursacht und sich in einem überschaubaren Umfang verbessern lässt. Die Entscheidung sollte von einem geschäftlichen Problem ausgehen, nicht von einem Tool, das eingeführt werden soll.
Welcher Prozess geeignet ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. In einem Unternehmen kann es um den Eingang und die Prüfung von Rechnungen gehen, in einem anderen um die Auftragsverfolgung, die Vorbereitung im Lager oder interne Anfragen. Die Beispiele dienen als Orientierung für die Suche, stellen aber keine allgemeingültige Rangfolge dar: Eine industrielle Priorität wie die Vernetzung von Maschinen zur Messung von Stillständen lässt sich nicht automatisch auf ein Dienstleistungsunternehmen oder ein Handelsgeschäft übertragen.
Notieren Sie Prozesse, die sich wiederholen und mehrere Personen oder Systeme durchlaufen. Halten Sie für jeden Prozess fest, wer verantwortlich ist, welche Schritte durchgeführt werden, wie viel Arbeit anfällt, welche Tools zum Einsatz kommen und wo Wartezeiten, Fehler oder Doppelarbeit entstehen. Sprechen Sie mit den Personen, die den Prozess ausführen: Sie kennen Ausnahmen und unsichtbare Aufgaben, die einem Diagramm oder Bericht entgehen können.
Achten Sie besonders auf Prozesse, auf die mehrere dieser Merkmale zutreffen:
Wiederholung allein reicht nicht aus. Wenn sich der Prozess jedes Mal ändert, viele Ausnahmen aufweist oder auf unvollständigen Daten beruht, kann eine Automatisierung ohne vorherige Überprüfung die Unordnung lediglich in ein neues Tool übertragen.
Wählen Sie einige wenige Kandidaten aus und bewerten Sie sie anhand derselben Skala – zum Beispiel von 1 bis 5. Die Bewertung hilft dabei, die Diskussion zu strukturieren, ersetzt aber weder das Urteilsvermögen des Teams noch macht sie unsichere Schätzungen zu Tatsachen.
| Kriterium | Frage zur Bewertung |
|---|---|
| Wirkung | Wie viel Zeit, Kosten, Verzögerungen oder Nacharbeit könnten eingespart werden? Würde sich die Betreuung von Kunden oder Mitarbeitenden verbessern? |
| Volumen und Häufigkeit | Wie oft wird der Prozess durchgeführt und wie viele Personen sind beteiligt? |
| Aufwand | Wie viele Systeme müssen angebunden werden? Welche Änderungen an der Arbeitsweise sowie welcher Schulungs- und Wartungsaufwand sind erforderlich? |
| Daten | Sind die erforderlichen Informationen verfügbar, vollständig und ausreichend zuverlässig? |
| Risiken und Abhängigkeiten | Was könnte den Betrieb unterbrechen? Ist der Prozess von Anbietern, Integrationen oder vorgelagerten Abläufen abhängig? |
Eine Matrix aus Wirkung und Aufwand hilft dabei, überschaubare Chancen von strukturellen Projekten zu unterscheiden. Wenn eine gewichtete Bewertung verwendet wird, vereinbaren Sie vorher, welche Kriterien stärker gewichtet werden und warum. Es gibt keine einheitliche Formel, die für alle Unternehmen geeignet ist: Ein Prozess mit geringeren direkten Einsparungen kann Vorrang haben, wenn er ein relevantes Betriebsrisiko senkt oder für das Unternehmen geltende Verstöße verhindert.
Prüfen Sie in Spanien, ob es gesetzliche Pflichten gibt, die mit dem Prozess und den dabei verarbeiteten Daten zusammenhängen. Der konkrete Umfang hängt von der Tätigkeit, dem Betrieb und den geltenden Vorschriften ab; dieser Leitfaden legt nicht fest, welche Pflichten für ein Unternehmen gelten, und ersetzt keine fachkundige Prüfung.
Wählen Sie einfache Kennzahlen, mit denen sich Vorher und Nachher vergleichen lassen. Je nach Prozess eignen sich beispielsweise die Durchlaufzeit, die aufgewendeten Arbeitsstunden, die Anzahl der Fehler oder Rücksendungen, der Arbeitsrückstand, die Kosten pro Vorgang oder der Anteil der Aufgaben, die fristgerecht abgeschlossen werden.
Erfassen Sie über einen repräsentativen Zeitraum eine Ausgangsbasis und notieren Sie, wie sie ermittelt wurde. Wenn das Volumen stark schwankt, vergleichen Sie gleichwertige Zeiträume oder Einheiten und weisen Sie auf Unterschiede hin. Ohne eine anfängliche Messung kann eine Verbesserung größer oder kleiner erscheinen, als sie tatsächlich ist.
Legen Sie bei der Schätzung des wirtschaftlichen Nutzens die Annahmen offen: beispielsweise die erwarteten frei werdenden Arbeitsstunden und den zugrunde gelegten Stundensatz. Unterscheiden Sie diese Schätzung von tatsächlich erzielten Einsparungen. Frei werdende Zeit bedeutet nicht zwangsläufig geringere Ausgaben: Sie kann für andere Aufgaben eingesetzt werden, ohne dass sich die tatsächlichen Kosten verringern. Berücksichtigen Sie außerdem Lizenzen, Einführung, Integration, Schulung und Wartung – nicht nur den anfänglichen Preis der Lösung.
Bevor Sie die Änderung ausweiten, definieren Sie einen klar begrenzten Pilotversuch: Welchen Teil des Prozesses umfasst er, wer ist verantwortlich, welche Personen nehmen teil und welche Kennzahlen werden überprüft? Klären Sie auch, wie mit Ausnahmen umgegangen wird, wer die Daten korrigiert und was passiert, wenn das Tool ausfällt.
Vergleichen Sie nach Abschluss die Messwerte mit der Ausgangsbasis und holen Sie Rückmeldungen von den Personen ein, die mit dem Prozess arbeiten. Das Ergebnis kann dafür sprechen, die Lösung auszuweiten, anzupassen oder abzubrechen. Wenn sie funktioniert, dokumentieren Sie das Verfahren und die Verantwortlichkeiten, bevor Sie es auf weitere Teams oder Aufgaben übertragen.
Wenn zwei Kandidaten ähnlich erscheinen, lässt sich oft leichter mit demjenigen beginnen, der klare Regeln, verfügbare Daten, wenige Abhängigkeiten und eine messbare Verbesserung aufweist. Ein Prozess mit großer potenzieller Wirkung, der jedoch eine Überarbeitung der Systeme oder die Lösung von Datenproblemen erfordert, kann zunächst Vorarbeiten statt eines ersten Pilotversuchs nötig machen.
Ziel ist nicht, möglichst schnell mehr Prozesse zu digitalisieren, sondern mit einer kontrollierten Maßnahme zu lernen und nachzuweisen, was sich verbessert. So kann das kleine Unternehmen anhand von Daten Prioritäten setzen, den anfänglichen Aufwand begrenzen und einen Fahrplan auf der Grundlage überprüfbarer Ergebnisse entwickeln.
Der Leitfaden wurde auf Grundlage der Materialien des Büros Acelera Pyme von AFM Cluster, DATADEC und Mafosan erstellt. Die Kriterien für Wirkung, Kosten, Reifegrad, Datenqualität und Messung wurden zusammengeführt; industrielle Bezüge wurden dabei an den allgemeinen Anwendungsbereich kleiner Unternehmen angepasst. Die vorgeschlagenen Bewertungen und Kennzahlen dienen der Orientierung; die wirtschaftlichen Ergebnisse hängen von den Bedingungen und Annahmen der jeweiligen Organisation ab.
Eine praktische Methode, um Verluste zu messen, Einkäufe und Vorbereitungen anzupassen, die Warenrotation zu verbessern und Ergebnisse zu überprüfen, ohne das Kundenerlebnis oder die geltenden Pflichten in Spanien aus dem Blick zu verlieren.
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Die Entscheidung hängt nicht nur vom Preis der Sensoren ab: Die Gesamtkosten des Systems müssen mit den Kosten der Ausfälle verglichen werden, die es möglicherweise verhindern kann. Eine verlässliche Ausgangsbasis und ein Pilotversuch ermöglichen es, das Ergebnis im eigenen Werk zu bewerten.
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Standardisierung bedeutet nicht, alle Kunden gleich zu behandeln. Sie bedeutet, die Schritte, Verantwortlichen und Kontrollen festzulegen, die beibehalten werden müssen, und klarzustellen, wo der Service angepasst werden kann.
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