Checklist para evaluar una subcontrata antes de adjudicarle trabajos

Elegir una subcontrata no consiste solo en comparar presupuestos. Antes de adjudicar trabajos, una constructora necesita comprobar si la empresa puede ejecutar el alcance previsto, si cuenta con los recursos necesarios y si la coordinación documental y operativa encaja con las condiciones de la obra. Una revisión previa también permite dejar por escrito qué se contrata, cómo se medirá y quién resolverá incidencias.

La siguiente lista de comprobación está pensada para responsables de compras, contratación y coordinación de obra en España. No sustituye la revisión jurídica ni convierte cada punto en una obligación uniforme: los requisitos pueden variar según la actividad, el contrato, los pliegos y la normativa aplicable.

1. Experiencia y capacidad técnica

• ¿Ha realizado trabajos comparables en tipo, complejidad y condiciones de ejecución?
• ¿Puede describir con claridad qué parte ejecutó en proyectos anteriores y aportar referencias verificables?
• ¿La experiencia corresponde a trabajos finalizados o se presenta con suficiente detalle para valorar el alcance realmente ejecutado?
• ¿Dispone de personal con la cualificación o habilitaciones profesionales que exija la tarea concreta?
• ¿Tiene capacidad para atender el volumen de trabajo previsto sin depender de recursos que no estén confirmados?

La experiencia debe valorarse en relación con la prestación adjudicada. Un listado de proyectos, por sí solo, puede no aclarar qué trabajos hizo directamente la empresa ni qué medios puso a disposición. En contratos del sector público, la comunicación y justificación de la aptitud del subcontratista deben revisarse conforme a la Ley de Contratos del Sector Público y a los pliegos; la comprobación de solvencia no debe tratarse como un requisito idéntico y automático para todos los casos.

2. Personal, equipos y disponibilidad

• ¿Quién será el responsable de la subcontrata en obra y quién lo sustituirá si no está disponible?
• ¿Qué equipo humano y qué maquinaria o medios se asignarán a los trabajos?
• ¿Están confirmadas la disponibilidad de esos recursos y las fechas de incorporación?
• Si se prevé recurrir a otras empresas o autónomos, ¿se ha identificado esa posibilidad y se ha comprobado si está permitida?

Conviene distinguir entre los medios que la empresa tiene realmente comprometidos y los que solo prevé conseguir. La disponibilidad de personal y equipos debe contrastarse con el calendario y con las demás necesidades de la obra.

3. Documentación preventiva y requisitos de acceso

Antes del inicio, comprueba qué documentación se exige para esa obra y actividad y quién debe revisarla. Según corresponda, puede incluir información sobre la organización preventiva, formación o cualificación del personal, aptitud para las tareas, equipos de trabajo y coordinación de actividades empresariales. También deben verificarse las habilitaciones profesionales exigibles para los trabajos concretos.

En obras de construcción, revisa si resulta aplicable la inscripción de la empresa en el Registro de Empresas Acreditadas (REA) y confirma la situación que corresponda antes de incorporarla. La necesidad y el alcance de cada requisito deben determinarse atendiendo a la actividad, la posición de la empresa en la cadena de contratación y las reglas vigentes; no es prudente asumir que una misma lista documental sirve para cualquier proveedor o encargo.

En contratos públicos, comprueba además las condiciones de subcontratación fijadas en los pliegos y las comunicaciones que deba realizar el contratista al órgano de contratación. La Ley 9/2017 contempla requisitos de comunicación y justificación de la aptitud en los supuestos regulados. No des por sentado que se requiere siempre una autorización expresa ni que basta siempre con una comunicación: depende del contrato y de las condiciones aplicables.

4. Alcance, calendario y coordinación

• ¿El contrato describe con precisión los trabajos incluidos y los que quedan fuera?
• ¿Se han acordado mediciones, unidades, criterios de aceptación y entregables?
• ¿El calendario identifica fechas de inicio, hitos y plazo previsto?
• ¿Se han identificado las dependencias con otros oficios, suministros, permisos o entregas de zonas de trabajo?
• ¿Están definidos los responsables de coordinar cambios, resolver dudas y registrar incidencias?

Un alcance ambiguo dificulta tanto la coordinación como la certificación posterior. Deja constancia por escrito de los acuerdos y del procedimiento para autorizar modificaciones; las instrucciones informales pueden generar discrepancias sobre qué se pidió y qué se debe pagar.

5. Presupuesto y condiciones comerciales

Antes de adjudicar, revisa que la oferta permita entender qué se está comprando y bajo qué condiciones:

• Precio y mediciones: unidades, cantidades, precios y supuestos utilizados.
• Inclusiones y exclusiones: materiales, transporte, medios auxiliares, retirada de residuos y cualquier otro concepto pertinente.
• Certificación y pagos: documentación requerida, periodicidad y proceso de aprobación, conforme al contrato.
• Cambios y trabajos adicionales: quién puede autorizarlos y cómo se valoran antes de ejecutarlos.
• Garantías y responsabilidades: condiciones pactadas y límites aplicables al trabajo contratado.

Compara las propuestas sobre un alcance equivalente. Una cifra total difícil de desglosar no permite saber si dos ofertas cubren las mismas tareas o si alguna depende de supuestos distintos.

6. Controles durante la ejecución

La evaluación no termina con la adjudicación. Establece revisiones acordes con el trabajo para contrastar avance, calidad, documentación pendiente, incidencias y coste frente a lo acordado. Registra las instrucciones y las certificaciones, y valida cualquier cambio antes de darlo por ejecutado o incorporarlo a la medición.

Comprobación final antes de adjudicar

• Experiencia pertinente y referencias contrastadas.
• Personal, equipos y disponibilidad confirmados.
• Requisitos preventivos, profesionales y de acceso revisados para la actividad.
• Aplicabilidad del REA comprobada cuando corresponda.
• Alcance, mediciones, calendario y responsables definidos.
• Precio, pagos, cambios y garantías documentados.
• Condiciones contractuales y, si procede, pliegos y comunicaciones aplicables revisados.
• Método de seguimiento durante la obra acordado.

Esta lista sirve como apoyo para ordenar la decisión, no como certificación legal ni como garantía de ejecución. Para cada adjudicación, la empresa debe adaptar las comprobaciones al trabajo, a la obra y a las obligaciones contractuales y legales que efectivamente resulten aplicables.