Checkliste zur Bewertung eines Nachunternehmens vor der Vergabe von Arbeiten

Die Auswahl eines Nachunternehmens besteht nicht nur darin, Angebote zu vergleichen. Vor der Vergabe von Arbeiten muss ein Bauunternehmen prüfen, ob der Betrieb den vorgesehenen Leistungsumfang ausführen kann, über die erforderlichen Ressourcen verfügt und die dokumentarische sowie operative Koordination mit den Bedingungen auf der Baustelle vereinbar ist. Eine vorherige Prüfung ermöglicht außerdem, schriftlich festzuhalten, was beauftragt wird, wie es gemessen wird und wer für die Bearbeitung von Vorfällen zuständig ist.

Die folgende Checkliste richtet sich an Verantwortliche für Einkauf, Vertragsvergabe und Baustellenkoordination in Spanien. Sie ersetzt weder eine rechtliche Prüfung noch macht sie jeden Punkt zu einer einheitlichen Verpflichtung: Die Anforderungen können je nach Tätigkeit, Vertrag, Vergabeunterlagen und anwendbaren Vorschriften variieren.

1. Erfahrung und technische Leistungsfähigkeit

• Hat das Unternehmen vergleichbare Arbeiten hinsichtlich Art, Komplexität und Ausführungsbedingungen ausgeführt?
• Kann es klar beschreiben, welchen Teil es bei früheren Projekten ausgeführt hat, und überprüfbare Referenzen vorlegen?
• Bezieht sich die Erfahrung auf abgeschlossene Arbeiten, oder werden ausreichende Einzelheiten vorgelegt, um den tatsächlich ausgeführten Umfang beurteilen zu können?
• Verfügt das Unternehmen über Personal mit den Qualifikationen oder beruflichen Zulassungen, die für die konkrete Aufgabe erforderlich sind?
• Kann es das vorgesehene Arbeitsvolumen bewältigen, ohne auf Ressourcen angewiesen zu sein, deren Verfügbarkeit nicht bestätigt ist?

Die Erfahrung muss im Verhältnis zur vergebenen Leistung bewertet werden. Eine Projektliste allein lässt möglicherweise nicht erkennen, welche Arbeiten das Unternehmen selbst ausgeführt oder welche Mittel es bereitgestellt hat. Bei Verträgen des öffentlichen Sektors müssen die Mitteilung und der Nachweis der Eignung des Nachunternehmens gemäß dem Gesetz über öffentliche Aufträge und den Vergabeunterlagen geprüft werden; die Prüfung der Leistungsfähigkeit darf nicht als identische und automatische Anforderung für alle Fälle behandelt werden.

2. Personal, Ausrüstung und Verfügbarkeit

• Wer ist auf der Baustelle für das Nachunternehmen verantwortlich, und wer vertritt diese Person, falls sie nicht verfügbar ist?
• Welches Personal und welche Maschinen oder sonstigen Mittel werden den Arbeiten zugewiesen?
• Sind die Verfügbarkeit dieser Ressourcen und die Termine für ihren Einsatz bestätigt?
• Falls vorgesehen ist, weitere Unternehmen oder Selbstständige einzusetzen: Wurde diese Möglichkeit benannt und geprüft, ob sie zulässig ist?

Es empfiehlt sich, zwischen den Mitteln zu unterscheiden, zu deren Bereitstellung sich das Unternehmen tatsächlich verpflichtet hat, und solchen, die es lediglich zu beschaffen beabsichtigt. Die Verfügbarkeit von Personal und Ausrüstung muss mit dem Zeitplan und dem sonstigen Bedarf der Baustelle abgeglichen werden.

3. Arbeitsschutzunterlagen und Zugangsvoraussetzungen

Prüfe vor Beginn, welche Unterlagen für diese Baustelle und Tätigkeit verlangt werden und wer sie überprüfen muss. Je nach Sachlage können dazu Angaben zur Organisation des Arbeitsschutzes, zur Ausbildung oder Qualifikation des Personals, zur Eignung für die Aufgaben, zu Arbeitsmitteln und zur Koordination von Geschäftstätigkeiten gehören. Auch die für die konkreten Arbeiten erforderlichen beruflichen Zulassungen sind zu überprüfen.

Prüfe bei Bauarbeiten, ob die Eintragung des Unternehmens im Register akkreditierter Unternehmen (REA) anwendbar ist, und bestätige vor dessen Einsatz den jeweils maßgeblichen Status. Die Notwendigkeit und der Umfang jeder Anforderung sind unter Berücksichtigung der Tätigkeit, der Stellung des Unternehmens in der Vergabekette und der geltenden Vorschriften festzulegen; es ist nicht ratsam, davon auszugehen, dass dieselbe Unterlagenliste für jeden Anbieter oder Auftrag gilt.

Prüfe bei öffentlichen Aufträgen außerdem die in den Vergabeunterlagen festgelegten Bedingungen für die Vergabe von Unteraufträgen sowie die Mitteilungen, die der Auftragnehmer an den Auftraggeber richten muss. Das Gesetz 9/2017 sieht in den geregelten Fällen Anforderungen an die Mitteilung und den Nachweis der Eignung vor. Gehe weder davon aus, dass immer eine ausdrückliche Genehmigung erforderlich ist, noch dass eine Mitteilung stets genügt: Das hängt vom Vertrag und den anwendbaren Bedingungen ab.

4. Leistungsumfang, Zeitplan und Koordination

• Beschreibt der Vertrag genau, welche Arbeiten eingeschlossen sind und welche nicht?
• Sind Aufmaße, Einheiten, Abnahmekriterien und Liefergegenstände vereinbart?
• Gibt der Zeitplan Anfangstermine, Meilensteine und die voraussichtliche Dauer an?
• Wurden Abhängigkeiten von anderen Gewerken, Lieferungen, Genehmigungen oder der Übergabe von Arbeitsbereichen ermittelt?
• Sind die Verantwortlichen für die Koordination von Änderungen, die Klärung von Fragen und die Erfassung von Vorfällen festgelegt?

Ein unklarer Leistungsumfang erschwert sowohl die Koordination als auch die spätere Abrechnung. Halte Vereinbarungen und das Verfahren zur Genehmigung von Änderungen schriftlich fest; informelle Anweisungen können zu Unstimmigkeiten darüber führen, was verlangt wurde und was bezahlt werden muss.

5. Angebot und kaufmännische Bedingungen

Prüfe vor der Vergabe, ob aus dem Angebot hervorgeht, was beschafft wird und unter welchen Bedingungen:

• Preis und Aufmaß: Einheiten, Mengen, Preise und zugrunde gelegte Annahmen.
• Ein- und Ausschlüsse: Materialien, Transport, Hilfsmittel, Abfallentsorgung und alle sonstigen relevanten Positionen.
• Abrechnung und Zahlungen: erforderliche Unterlagen, Häufigkeit und Genehmigungsverfahren gemäß Vertrag.
• Änderungen und zusätzliche Arbeiten: Wer sie genehmigen darf und wie sie vor ihrer Ausführung bewertet werden.
• Gewährleistungen und Verantwortlichkeiten: vereinbarte Bedingungen und anwendbare Grenzen für die beauftragten Arbeiten.

Vergleiche die Angebote anhand eines gleichwertigen Leistungsumfangs. Ein schwer aufzuschlüsselnder Gesamtbetrag lässt nicht erkennen, ob zwei Angebote dieselben Arbeiten abdecken oder ob eines von anderen Annahmen ausgeht.

6. Kontrollen während der Ausführung

Die Bewertung endet nicht mit der Vergabe. Lege dem Auftrag entsprechende Prüfungen fest, um Fortschritt, Qualität, ausstehende Unterlagen, Vorfälle und Kosten mit den Vereinbarungen abzugleichen. Dokumentiere Anweisungen und Abrechnungen und bestätige jede Änderung, bevor sie als ausgeführt gilt oder in das Aufmaß aufgenommen wird.

Abschließende Prüfung vor der Vergabe

• Einschlägige Erfahrung und überprüfte Referenzen.
• Personal, Ausrüstung und Verfügbarkeit bestätigt.
• Für die Tätigkeit geltende Anforderungen an Arbeitsschutz, berufliche Qualifikationen und Zugang geprüft.
• Anwendbarkeit des REA geprüft, soweit zutreffend.
• Leistungsumfang, Aufmaß, Zeitplan und Verantwortliche festgelegt.
• Preis, Zahlungen, Änderungen und Gewährleistungen dokumentiert.
• Vertragsbedingungen sowie gegebenenfalls einschlägige Vergabeunterlagen und Mitteilungen geprüft.
• Vorgehensweise zur Überwachung während der Bauarbeiten vereinbart.

Diese Liste dient als Unterstützung für eine strukturierte Entscheidung, nicht als rechtliche Bescheinigung oder Ausführungsgarantie. Bei jeder Vergabe muss das Unternehmen die Prüfungen an die Arbeiten, das Bauvorhaben und die tatsächlich anwendbaren vertraglichen und gesetzlichen Pflichten anpassen.