Liste de contrôle pour évaluer un sous-traitant avant de lui attribuer des travaux

Choisir un sous-traitant ne consiste pas seulement à comparer des devis. Avant de lui attribuer des travaux, une entreprise de construction doit vérifier si l’entreprise peut réaliser les prestations prévues, si elle dispose des ressources nécessaires et si la coordination documentaire et opérationnelle est compatible avec les conditions du chantier. Un examen préalable permet également de consigner par écrit les prestations commandées, leur mode de mesure et la personne chargée de résoudre les incidents.

La liste de contrôle ci-dessous s’adresse aux responsables des achats, des contrats et de la coordination de chantier en Espagne. Elle ne remplace pas un examen juridique et ne transforme pas chaque point en obligation uniforme : les exigences peuvent varier selon l’activité, le contrat, les cahiers des charges et la réglementation applicable.

1. Expérience et capacité technique

• A-t-elle réalisé des travaux comparables en type, complexité et conditions d’exécution ?
• Peut-elle décrire clairement la partie qu’elle a exécutée dans des projets antérieurs et fournir des références vérifiables ?
• Son expérience porte-t-elle sur des travaux achevés, ou est-elle présentée avec suffisamment de détails pour évaluer l’étendue réellement exécutée ?
• Dispose-t-elle de personnel possédant les qualifications ou habilitations professionnelles exigées pour la tâche concernée ?
• Est-elle en mesure de répondre au volume de travail prévu sans dépendre de ressources qui ne sont pas confirmées ?

L’expérience doit être évaluée au regard de la prestation attribuée. Une liste de projets, à elle seule, ne permet pas toujours de savoir quels travaux l’entreprise a réalisés directement ni quels moyens elle a mis à disposition. Dans les contrats du secteur public, la communication et la justification de l’aptitude du sous-traitant doivent être examinées conformément à la Loi sur les contrats du secteur public et aux cahiers des charges ; la vérification de la solvabilité ne doit pas être considérée comme une exigence uniforme et automatique dans tous les cas.

2. Personnel, équipements et disponibilité

• Qui sera le responsable du sous-traitant sur le chantier et qui le remplacera s’il n’est pas disponible ?
• Quelles équipes et quelles machines ou quels moyens seront affectés aux travaux ?
• La disponibilité de ces ressources et leurs dates d’arrivée sont-elles confirmées ?
• S’il est prévu de faire appel à d’autres entreprises ou à des travailleurs indépendants, cette possibilité a-t-elle été identifiée et son autorisation vérifiée ?

Il convient de distinguer les moyens effectivement engagés par l’entreprise de ceux qu’elle prévoit seulement d’obtenir. La disponibilité du personnel et des équipements doit être vérifiée au regard du calendrier et des autres besoins du chantier.

3. Documents de prévention et conditions d’accès

Avant le début des travaux, vérifiez quels documents sont exigés pour ce chantier et cette activité, et qui doit les examiner. Selon le cas, ils peuvent inclure des informations sur l’organisation de la prévention, la formation ou la qualification du personnel, son aptitude à effectuer les tâches, les équipements de travail et la coordination des activités des entreprises. Il convient également de vérifier les habilitations professionnelles exigées pour les travaux concernés.

Sur les chantiers de construction, vérifiez si l’inscription de l’entreprise au Registre des entreprises accréditées (REA) est applicable et confirmez la situation requise avant son intervention. La nécessité et la portée de chaque exigence doivent être déterminées en fonction de l’activité, de la position de l’entreprise dans la chaîne de sous-traitance et des règles en vigueur ; il n’est pas prudent de supposer qu’une même liste de documents convient à tout fournisseur ou à toute commande.

Pour les marchés publics, vérifiez également les conditions de sous-traitance définies dans les cahiers des charges et les communications que l’entrepreneur doit adresser à l’organe adjudicateur. La Loi 9/2017 prévoit des exigences de communication et de justification de l’aptitude dans les situations qu’elle régit. Ne partez pas du principe qu’une autorisation expresse est toujours requise, ni qu’une communication suffit toujours : cela dépend du contrat et des conditions applicables.

4. Étendue, calendrier et coordination

• Le contrat décrit-il avec précision les travaux inclus et ceux qui ne le sont pas ?
• Les métrés, les unités, les critères d’acceptation et les livrables ont-ils été convenus ?
• Le calendrier indique-t-il les dates de début, les étapes clés et le délai prévu ?
• Les dépendances liées aux autres corps de métier, aux approvisionnements, aux autorisations ou à la remise des zones de travail ont-elles été identifiées ?
• Les responsables de la coordination des changements, de la résolution des questions et de l’enregistrement des incidents sont-ils désignés ?

Un périmètre ambigu complique aussi bien la coordination que la certification ultérieure. Consignez par écrit les accords ainsi que la procédure d’autorisation des modifications ; des instructions informelles peuvent entraîner des désaccords sur les prestations demandées et les sommes à payer.

5. Budget et conditions commerciales

Avant d’attribuer les travaux, vérifiez que l’offre permet de comprendre ce qui est acheté et à quelles conditions :

• Prix et métrés : unités, quantités, prix et hypothèses retenues.
• Prestations incluses et exclues : matériaux, transport, moyens auxiliaires, enlèvement des déchets et tout autre élément pertinent.
• Certification et paiements : documents exigés, périodicité et processus d’approbation, conformément au contrat.
• Modifications et travaux supplémentaires : qui peut les autoriser et comment ils sont évalués avant leur exécution.
• Garanties et responsabilités : conditions convenues et limites applicables aux travaux commandés.

Comparez les offres sur la base d’un périmètre équivalent. Un montant total difficile à détailler ne permet pas de savoir si deux offres couvrent les mêmes tâches ou si l’une d’elles repose sur des hypothèses différentes.

6. Contrôles pendant l’exécution

L’évaluation ne s’arrête pas à l’attribution des travaux. Mettez en place des contrôles adaptés aux prestations afin de vérifier l’avancement, la qualité, les documents en attente, les incidents et le coût par rapport aux accords. Consignez les instructions et les certifications, et validez tout changement avant de le considérer comme exécuté ou de l’intégrer au métré.

Vérification finale avant l’attribution des travaux

• Expérience pertinente et références vérifiées.
• Personnel, équipements et disponibilité confirmés.
• Exigences de prévention, professionnelles et d’accès examinées pour l’activité.
• Applicabilité du REA vérifiée, le cas échéant.
• Périmètre, métrés, calendrier et responsables définis.
• Prix, paiements, modifications et garanties documentés.
• Conditions contractuelles et, le cas échéant, cahiers des charges et communications applicables examinés.
• Méthode de suivi pendant les travaux convenue.

Cette liste aide à structurer la décision ; elle ne constitue ni une certification juridique ni une garantie d’exécution. Pour chaque attribution, l’entreprise doit adapter les vérifications aux travaux, au chantier et aux obligations contractuelles et légales effectivement applicables.