Come calcolare il punto di pareggio di un hotel in base all’occupazione e alla stagione

Cosa indica il punto di pareggio

Il punto di pareggio stima il livello di attività in cui i ricavi coprono i costi considerati, senza generare né perdite né utile operativo nell’ambito del modello. Per un piccolo hotel, può essere espresso in notti camera vendute oppure come percentuale di occupazione.

La sola occupazione non basta per sapere se una stagione è sostenibile: conta quanto contribuisce ogni camera venduta dopo i relativi costi variabili e quanto la struttura deve coprire in costi fissi. Per questo, una tariffa scontata può attirare più prenotazioni e, allo stesso tempo, aumentare il livello di occupazione necessario per raggiungere il pareggio.

La formula per le notti e la percentuale di occupazione

Per prima cosa, calcola il margine di contribuzione per camera occupata:

Margine di contribuzione per notte = tariffa media netta − costo variabile per notte occupata

Poi:

Notti di pareggio = costi fissi del periodo ÷ margine di contribuzione per notte

E converti il risultato in occupazione:

Occupazione di pareggio = notti di pareggio ÷ notti camera disponibili × 100

La tariffa netta deve rappresentare ciò che l’hotel trattiene, non solo il prezzo pubblicato. Se una prenotazione comporta una commissione di intermediazione o costi di pagamento, conteggiali una sola volta: puoi sottrarli dalla tariffa per ottenere il ricavo netto oppure includerli tra i costi variabili. Non ometterli e non contarli due volte.

I costi fissi sono quelli che non cambiano direttamente con ogni camera occupata nel periodo analizzato, come determinati affitti, assicurazioni o una parte del costo del personale. I costi variabili aumentano con l’attività, per esempio alcuni materiali di consumo, il servizio di lavanderia, i prodotti di cortesia, le pulizie aggiuntive o le commissioni per prenotazione. Alcune spese sono miste: conviene separare la parte fissa da quella che dipende dall’occupazione, invece di classificarle interamente in una sola categoria.

Un semplice esempio mensile

Supponiamo un hotel di 20 camere aperto per 30 giorni. Ha 30.000 € di costi fissi mensili, una tariffa media netta di 150 € e un costo variabile di 50 € per camera occupata.

• Margine di contribuzione: 150 € − 50 € = 100 € per notte.
• Notti necessarie per il pareggio: 30.000 € ÷ 100 € = 300 notti.
• Inventario disponibile: 20 camere × 30 giorni = 600 notti camera.
• Occupazione di pareggio: 300 ÷ 600 = 50 %.

Con queste ipotesi, la struttura deve vendere 300 notti nel mese per coprire i costi inclusi nel calcolo. Il risultato non significa che l’hotel realizzerà utili a partire da una cifra esatta in ogni caso: dipende dal fatto che le tariffe, i costi e l’inventario stimati siano rappresentativi e da quali spese siano state incluse.

Come confrontare le stagioni

Esegui un calcolo separato per ogni stagione o periodo utile ai fini della gestione. Non confrontare le percentuali senza verificare le condizioni di ciascun periodo: cambiano sia i costi da coprire sia le notti che è possibile vendere.

1. Definisci il periodo. Stabilisci le date e quanti giorni l’hotel sarà aperto. Se chiude in alcuni giorni o alcune camere non sono disponibili, non considerare tale inventario come disponibile.
2. Stima i costi fissi del periodo. Usa le spese che riguardano effettivamente quelle date. Se ripartisci i costi annuali tra le stagioni, documenta il criterio per evitare di confrontare periodi a cui sono stati assegnati costi in modo diverso.
3. Calcola la tariffa netta e il costo variabile per notte. Considera il mix previsto dei canali, le relative commissioni e le spese associate a una camera occupata. Una stagione con più vendite tramite intermediari può generare un ricavo netto diverso anche se la tariffa pubblicizzata è la stessa.
4. Calcola le notti disponibili. Moltiplica il numero di camere che sarà effettivamente possibile vendere per i giorni di apertura del periodo.
5. Confronta le notti e l’occupazione di pareggio con uno scenario di vendita. In questo modo potrai valutare sia il volume richiesto sia lo scarto tra quella soglia e l’occupazione prevista; quest’ultima resta un’ipotesi, non un risultato garantito.

Per esempio, nella bassa stagione l’inventario disponibile può essere inferiore se l’hotel riduce l’attività, ma i costi fissi potrebbero non diminuire allo stesso ritmo. In alta stagione potrebbero esserci più notti vendibili, ma potrebbero cambiare anche le tariffe, le commissioni e i costi del personale o del servizio. Perciò, applicare la stessa percentuale a tutti i mesi può nascondere differenze importanti.

Cosa verificare prima di usare il risultato come riferimento

Gli sconti riducono il contributo per notte se i costi variabili restano invariati. Quando il margine diminuisce, servono più notti vendute per coprire gli stessi costi fissi. Al contrario, una tariffa netta più alta può ridurre le notti di pareggio, purché non comporti costi aggiuntivi che annullino il miglioramento.

È inoltre importante verificare i costi che variano in base al livello di attività e al reparto. Se l’hotel realizza ricavi significativi da alimenti e bevande o da altri servizi, un calcolo basato solo sulle camere non rappresenta, da solo, il punto di pareggio dell’intera struttura. Occorrerebbe includere tali ricavi e i relativi costi con un metodo coerente, evitando di attribuire due volte le spese comuni.

Infine, il punto di pareggio non è una previsione di utile né di liquidità. Indica una soglia in base alle ipotesi utilizzate; da solo, non riflette quando vengono incassate le prenotazioni, quando si pagano le fatture, gli investimenti, il debito o altri elementi non inclusi. Aggiornare il calcolo quando cambiano la tariffa netta, l’inventario o la struttura dei costi aiuta a mantenere utile il confronto tra le stagioni.