Conviene assumere una persona in organico o esternalizzare una funzione chiave della PMI?

Il confronto parte dall’esigenza, non dalla fattura

Per una PMI, coprire una funzione importante può significare assumere una persona in organico, affidarsi a un servizio esterno o distribuire il lavoro tra entrambi i modelli. Non esiste un’opzione più conveniente in tutti i casi: dipende dal carico di lavoro, dalla durata dell’esigenza e dal grado di specializzazione, disponibilità e integrazione richiesto dalla funzione.

Il confronto deve considerare il costo totale e il modo in cui si lavorerà, non soltanto lo stipendio rispetto al preventivo del fornitore. Un’assunzione può richiedere tempo per la selezione e l’inserimento, formazione, strumenti e l’impegno di altri membri del team. Anche l’esternalizzazione assorbe risorse: occorre definire il servizio, coordinarlo, trasmettere informazioni e verificare che risponda a quanto concordato.

Cosa offre ciascuna alternativa

Questo confronto è orientativo: il risultato cambia a seconda della funzione. Nell’ambito della selezione, dell’amministrazione del personale, della formazione, della tecnologia, del design o della manutenzione, ad esempio, possono essere disponibili sul mercato servizi specializzati; ciò non determina, da solo, quale sia il modello adatto a una specifica azienda.

Quando può avere senso assumere una persona

L’inserimento in organico può essere più adatto quando l’esigenza è ricorrente, richiede un coordinamento frequente con altri team o dipende da conoscenze che è opportuno conservare all’interno dell’azienda. Può inoltre favorire l’adattamento ai processi e alla cultura del lavoro quando la funzione richiede un’interazione quotidiana.

La decisione deve tenere conto del tempo necessario per selezionare e inserire la persona, nonché delle risorse necessarie perché possa svolgere il ruolo. Se il carico di lavoro è irregolare o l’esigenza è occasionale, un’assunzione a tempo indeterminato potrebbe non corrispondere all’uso previsto di questa capacità; è opportuno valutarlo insieme alle esigenze future, non soltanto rispetto al picco di attività attuale.

Quando può essere adatta l’esternalizzazione

Ricorrere a un fornitore può essere utile se la PMI ha bisogno di competenze specialistiche che non possiede, deve realizzare un progetto circoscritto o vuole ottenere supporto senza creare una struttura interna dedicata a quella funzione. Può essere utile anche quando alcune attività assorbono il tempo di persone che devono occuparsi di altre responsabilità.

Esternalizzare non significa disinteressarsi del lavoro. L’azienda deve selezionare il fornitore, specificare cosa deve consegnare, fornire le informazioni necessarie e stabilire come verranno gestiti problemi o cambiamenti. Se la funzione richiede molte modifiche urgenti, accesso costante al team o decisioni strettamente integrate nell’attività quotidiana, il coordinamento può risultare più impegnativo del previsto.

Una terza via: combinare capacità interne e supporto esterno

Non è necessario esternalizzare un’intera funzione. Una PMI può mantenere al proprio interno le attività quotidiane e rivolgersi a specialisti per processi specifici, progetti o esigenze che si presentano in determinati momenti. Il supporto esterno può anche integrare un team esistente quando manca una capacità specifica.

Questo approccio misto consente di assegnare ciascuna parte del lavoro in base alla sua continuità, complessità e necessità di contatto interno. Perché funzioni, è opportuno chiarire chi coordina, quali informazioni condivide ciascuna parte e quali decisioni restano in capo all’azienda.

Criteri pratici per prendere una decisione

Prima di scegliere, l’azienda può rispondere a queste domande:

1. Quale lavoro occorre coprire e con quale frequenza? Distinguere le attività abituali dai progetti occasionali aiuta a definire l’ambito effettivo.
2. Quali competenze sono necessarie? Se servono competenze difficili da sviluppare internamente, il supporto specialistico può essere un’opzione; se il know-how deve rimanere in azienda, l’assunzione può avere più senso.
3. Quanta disponibilità e supervisione sono necessarie? Valutare l’urgenza delle risposte, l’interazione con gli altri team e la necessità di monitoraggio.
4. Qual è il costo completo di ciascuna alternativa? Includere selezione, inserimento, formazione, strumenti e tempo di gestione, oltre al prezzo del servizio e all’impegno richiesto dal coordinamento.
5. Quali rischi di dipendenza o perdita di conoscenze si presenterebbero? Se un’attività è strategica, è opportuno valutare quali capacità debbano rimanere all’interno della PMI, anche se si ricorre a un aiuto esterno.
6. Come verrà valutato il risultato? Definire obiettivi, risultati da consegnare o verifiche consente di controllare se il modello continua a rispondere all’esigenza.

Rivedere la scelta e tenere conto del quadro lavoristico

La decisione non deve necessariamente essere definitiva. Una revisione periodica può mostrare se il volume di lavoro è cambiato, se è aumentata la necessità di coordinamento interno o se il fornitore non copre più la specializzazione richiesta. Consente anche di valutare se sia opportuno adeguare il servizio, sviluppare capacità interne o mantenere un modello misto.

In Spagna, il confronto descritto è di carattere organizzativo ed economico, non costituisce una qualificazione giuridica di un rapporto specifico. Assumere una persona in organico e affidarsi a un servizio esterno sono formule diverse, ma la denominazione attribuita a un accordo non basta, di per sé, a determinarne la natura: tale valutazione dipende dalle circostanze e dalla normativa applicabile. Le fonti disponibili non analizzano casi individuali né specificano obblighi legali. In caso di dubbi su come debba essere strutturato un rapporto specifico, è opportuno esaminarli con un’adeguata consulenza in materia di lavoro.

In definitiva, la domanda utile non è soltanto quanto costa ciascuna opzione, ma quale combinazione offre la capacità necessaria, con continuità e coordinamento ragionevoli, senza perdere le conoscenze che la PMI deve conservare.