Sollte ein KMU eine Schlüsselfunktion intern besetzen oder auslagern?

Der Vergleich beginnt beim Bedarf, nicht bei der Rechnung

Für ein KMU kann die Besetzung einer wichtigen Funktion bedeuten, eine Person fest einzustellen, einen externen Dienstleister zu beauftragen oder die Arbeit auf beide Modelle zu verteilen. Keine Option ist in allen Fällen kostengünstiger: Es kommt auf das Arbeitsvolumen, die Dauer des Bedarfs sowie den erforderlichen Spezialisierungsgrad, die Verfügbarkeit und die Einbindung der Funktion an.

Der Vergleich sollte die Gesamtkosten und die Art der Zusammenarbeit berücksichtigen, nicht nur das Gehalt dem Angebot des Dienstleisters gegenüberstellen. Eine Einstellung kann Zeit für die Suche und Einarbeitung, Schulungen, Arbeitsmittel und den Einsatz anderer Teammitglieder erfordern. Auch eine Auslagerung bindet Ressourcen: Die Leistung muss definiert, koordiniert und mit den nötigen Informationen versorgt werden; außerdem ist zu prüfen, ob sie wie vereinbart erbracht wird.

Was die einzelnen Alternativen bieten

Dieser Vergleich dient der Orientierung: Das Ergebnis hängt von der jeweiligen Funktion ab. In Bereichen wie Personalbeschaffung, Personalverwaltung, Schulungen, Technologie, Design oder Wartung sind beispielsweise spezialisierte Dienstleistungen am Markt verfügbar; das allein entscheidet jedoch nicht darüber, welches Modell für ein bestimmtes Unternehmen geeignet ist.

Wann eine Einstellung sinnvoll sein kann

Eine Festanstellung kann besser passen, wenn der Bedarf regelmäßig besteht, häufige Abstimmung mit anderen Teams erfordert oder auf Wissen beruht, das im Unternehmen verbleiben sollte. Sie kann auch die Anpassung an Prozesse und Arbeitskultur erleichtern, wenn die Funktion tägliche Zusammenarbeit erfordert.

Bei der Entscheidung sollte berücksichtigt werden, wie viel Zeit für die Suche und Einarbeitung der Person benötigt wird und welche Ressourcen für die Ausübung der Stelle erforderlich sind. Wenn das Arbeitsvolumen unregelmäßig ist oder der Bedarf nur vorübergehend besteht, entspricht eine dauerhafte Einstellung möglicherweise nicht der geplanten Nutzung dieser Kapazität. Das sollte zusammen mit dem künftigen Bedarf und nicht nur anhand des aktuellen Arbeitshochs geprüft werden.

Wann eine Auslagerung infrage kommen kann

Die Beauftragung eines Dienstleisters kann hilfreich sein, wenn ein KMU spezialisiertes Fachwissen benötigt, das intern nicht vorhanden ist, ein klar abgegrenztes Projekt umsetzen muss oder Unterstützung erhalten möchte, ohne eine eigene interne Struktur für diese Funktion aufzubauen. Sie kann auch sinnvoll sein, wenn bestimmte Aufgaben Mitarbeitende zeitlich so stark beanspruchen, dass andere Verantwortlichkeiten darunter leiden.

Auslagern bedeutet nicht, sich der Arbeit zu entziehen. Das Unternehmen muss den Anbieter auswählen, die zu erbringenden Leistungen konkret festlegen, die erforderlichen Informationen bereitstellen und vereinbaren, wie mit Problemen oder Änderungen umgegangen wird. Wenn die Funktion häufige dringende Änderungen, ständigen Zugang zum Team oder Entscheidungen erfordert, die eng in den täglichen Betrieb eingebunden sind, kann die Koordination mehr Aufwand verursachen als erwartet.

Ein dritter Weg: interne Kapazitäten und externe Unterstützung kombinieren

Es ist nicht nötig, eine ganze Funktion auszulagern. Ein KMU kann die alltäglichen Aufgaben intern erledigen und Spezialisten für einzelne Prozesse, Projekte oder vorübergehend auftretende Bedarfe hinzuziehen. Externe Unterstützung kann auch ein bestehendes Team ergänzen, wenn eine bestimmte Fähigkeit fehlt.

Dieser gemischte Ansatz ermöglicht es, die einzelnen Arbeitsteile nach ihrer Kontinuität, Komplexität und dem erforderlichen Maß an internem Kontakt zuzuweisen. Damit er funktioniert, sollte klar festgelegt sein, wer die Koordination übernimmt, welche Informationen die Beteiligten austauschen und welche Entscheidungen im Unternehmen verbleiben.

Praktische Kriterien für die Entscheidung

Vor der Wahl kann das Unternehmen folgende Fragen beantworten:

1. Welche Arbeit muss abgedeckt werden und wie häufig? Die Unterscheidung zwischen regelmäßigen Aufgaben und einzelnen Projekten hilft dabei, den tatsächlichen Umfang festzulegen.
2. Welche Kenntnisse sind erforderlich? Wird Fachwissen benötigt, das intern nur schwer aufgebaut werden kann, ist spezialisierte Unterstützung möglicherweise eine Option. Soll das Know-how im Unternehmen verbleiben, kann eine Einstellung sinnvoller sein.
3. Wie viel Verfügbarkeit und Aufsicht sind erforderlich? Zu berücksichtigen sind die Dringlichkeit von Antworten, die Zusammenarbeit mit anderen Teams und der Bedarf an Nachverfolgung.
4. Wie hoch sind die vollständigen Kosten der einzelnen Alternativen? Einzubeziehen sind Suche, Einarbeitung, Schulungen, Arbeitsmittel und Verwaltungsaufwand ebenso wie der Preis der Dienstleistung und der Koordinationsaufwand.
5. Welche Risiken durch Abhängigkeit oder Wissensverlust bestehen? Ist eine Aufgabe strategisch wichtig, sollte geprüft werden, welche Fähigkeiten im KMU verbleiben müssen, auch wenn externe Unterstützung beauftragt wird.
6. Wie wird das Ergebnis bewertet? Ziele, Liefergegenstände oder regelmäßige Prüfungen festzulegen, ermöglicht es zu kontrollieren, ob das Modell dem Bedarf weiterhin entspricht.

Die Entscheidung überprüfen und den arbeitsrechtlichen Rahmen berücksichtigen

Die Entscheidung muss nicht endgültig sein. Eine regelmäßige Überprüfung kann zeigen, ob sich das Arbeitsvolumen verändert hat, der Bedarf an interner Abstimmung gestiegen ist oder der Anbieter die erforderliche Spezialisierung nicht mehr abdeckt. Sie ermöglicht auch zu beurteilen, ob die Dienstleistung angepasst, interne Kapazität aufgebaut oder ein gemischtes Modell beibehalten werden sollte.

In Spanien ist der beschriebene Vergleich organisatorischer und wirtschaftlicher Art und stellt keine rechtliche Einstufung eines konkreten Rechtsverhältnisses dar. Eine Person fest einzustellen und eine externe Dienstleistung zu beauftragen, sind unterschiedliche Formen. Die Bezeichnung einer Vereinbarung reicht jedoch allein nicht aus, um deren Rechtsnatur zu bestimmen: Diese Beurteilung hängt von den Umständen und den geltenden Vorschriften ab. Die verfügbaren Quellen untersuchen keine Einzelfälle und führen keine bestimmten rechtlichen Pflichten im Detail auf. Wenn Zweifel daran bestehen, wie ein konkretes Rechtsverhältnis gestaltet werden muss, sollten diese mit geeigneter arbeitsrechtlicher Beratung geklärt werden.

Letztlich lautet die hilfreiche Frage nicht nur, wie viel jede Option kostet, sondern welche Kombination die erforderlichen Kapazitäten mit angemessener Kontinuität und Koordination bietet, ohne das Wissen zu verlieren, das das KMU bewahren muss.