So erstellen Sie ein Arbeitsblatt zum Vergleich von Lieferantenangeboten

Beim Vergleich von Lieferantenangeboten geht es nicht nur darum, den niedrigsten Preis auszuwählen. Ein günstiges Angebot kann Transport-, Wartungs- oder Inbetriebnahmekosten mit sich bringen, während ein teureres Angebot möglicherweise bessere Garantien oder zuverlässigere Fristen umfasst. Ein Arbeitsblatt hilft dabei, diese Elemente zu ordnen und die Entscheidung anhand vorab vereinbarter Kriterien zu begründen.

Das Arbeitsblatt ersetzt nicht die vertragliche, finanzielle oder technische Prüfung, die der Einkauf erfordern kann. Es dient dazu, Angebote einheitlich zu vergleichen und die verfügbaren Informationen, offenen Fragen und Ausnahmen festzuhalten.

1. Legen Sie den Beschaffungsbedarf und die Kriterien vor der Bewertung fest

Notieren Sie, was benötigt wird, in welcher Menge und bis wann. Nehmen Sie die zwingenden Anforderungen auf und unterscheiden Sie diese von wünschenswerten Aspekten. So vermeiden Sie, die Vergleichsregeln zu ändern, um ein bestimmtes Angebot zu bevorzugen.

Erste Checkliste

• Produkt oder Dienstleistung, Leistungsumfang und benötigte Mengen beschreiben.
• Die Liefer- oder Inbetriebnahmefristen festlegen, die das Unternehmen benötigt.
• Zwingende Anforderungen von Vergleichskriterien trennen.
• Feststellen, welche Bereiche beteiligt sein müssen, zum Beispiel Einkauf, Betrieb, Finanzen oder das technische Team.
• Bestimmen, welche Unterlagen oder Nachweise von allen Lieferanten angefordert werden.

Die Kriterien hängen von der Art der Beschaffung ab. Übliche Kriterien sind Preis, Qualität, Garantien, Lieferfristen, Zahlungsbedingungen, Lieferfähigkeit und Kundendienst. Je nach Fall können auch der Standort, die finanzielle Stabilität, die Einhaltung von Vorschriften, die Informationssicherheit oder die Fähigkeit zur Integration in die Systeme des Unternehmens relevant sein.

2. Erfassen Sie die Gesamtkosten, nicht nur den Preis

Damit der Kostenvergleich aussagekräftig ist, prüfen Sie, was in jedem Angebot enthalten ist und welche zusätzlichen Gebühren anfallen könnten. Die Total Cost of Ownership (TCO) kann den Stückpreis und weitere mit dem Einkauf verbundene Posten umfassen, etwa Transport, Installation, Wartung, Bestellkosten oder Zahlungsbedingungen.

• Preis und Maßeinheit jedes Angebots erfassen.
• Steuern, Transport, Installation und sonstige damit verbundene Kosten notieren, sofern zutreffend.
• Rabatte, Vorauszahlungen, Fälligkeiten und weitere Zahlungsbedingungen prüfen.
• Kosten ermitteln, die nicht enthalten sind oder vom Lieferanten nicht bestätigt wurden.
• Die Angebote auf derselben Grundlage vergleichen: gleicher Leistungsumfang, gleiche Mengen und gleicher Zeitraum.

Wenn Angaben fehlen, kennzeichnen Sie sie als offen, statt sie so zu behandeln, als wären sie mit den Angaben der anderen Angebote gleichwertig. Ein unterschiedlicher Leistungsumfang kann dazu führen, dass zwei Preise nicht unmittelbar vergleichbar sind.

3. Bewerten Sie Qualität, Leistungsfähigkeit und Fristen

Das Arbeitsblatt sollte festhalten, ob der Lieferant das Angeforderte liefern und die angebotenen Bedingungen einhalten kann. Zur Qualität gehört die Erfüllung der Spezifikationen; die Zuverlässigkeit kann auch von der Regelmäßigkeit der Lieferungen, der verfügbaren Kapazität und dem Umgang mit Problemen abhängen.

• Das Angebot mit den Spezifikationen und technischen Anforderungen abgleichen.
• Garantien, Abnahmekriterien sowie Rückgabe- oder Reparaturbedingungen notieren.
• Die angebotenen Fristen und alle Bedingungen erfassen, die sich darauf auswirken können.
• Die Fähigkeit bewerten, das erforderliche Volumen zu bewältigen und, falls relevant, auf Nachfrageänderungen zu reagieren.
• Supportleistungen, angebotene Reaktionszeiten und Kontaktmöglichkeiten dokumentieren.

Wenn Informationen nicht belegt sind, unterscheiden Sie zwischen einer Aussage des Lieferanten und einem bestätigten Nachweis. So wird vermieden, etwas als verifiziert darzustellen, das noch bestätigt werden muss.

4. Berücksichtigen Sie relevante Bedingungen und Risiken

Nicht bei jeder Beschaffung ist dieselbe Prüfung erforderlich. Passen Sie die Kriterien an Art, Bedeutung und Risikopotenzial der Beschaffung an. Beispielsweise kann es notwendig sein, Anforderungen an Compliance, Sicherheit, Versorgungskontinuität oder den Umgang mit Informationen zu prüfen. Das Arbeitsblatt kann diese Aspekte kenntlich machen, entscheidet jedoch nicht eigenständig, ob ein Unternehmen seinen Verpflichtungen nachkommt.

• Relevante Vertragsbedingungen und Abweichungen von den Anforderungen erfassen.
• Abhängigkeiten oder Einschränkungen ermitteln, die sich auf die Versorgung auswirken können.
• Die relevanten Informationen zur Zahlungsfähigkeit oder Geschäftskontinuität prüfen, wenn die Bedeutung der Beschaffung dies rechtfertigt.
• Die für diese Beschaffung geltenden regulatorischen, umweltbezogenen oder sicherheitsbezogenen Anforderungen prüfen, sofern zutreffend.
• Angeben, welche Aspekte eine fachkundige Validierung oder eine zusätzliche Prüfung erfordern.

5. Gewichten Sie die Kriterien und verwenden Sie eine einheitliche Skala

Weisen Sie jedem Kriterium entsprechend seiner Bedeutung für die jeweilige Beschaffung eine Gewichtung zu. Die Gewichtungen sollten die vereinbarten Prioritäten des Teams widerspiegeln und insgesamt 100 % ergeben, wenn sie als Prozentsätze angegeben werden. Es gibt keine allgemeingültige Gewichtung: Bei einer für die Betriebskontinuität kritischen Beschaffung können Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit wichtiger sein; bei einer anderen Beschaffung können die wirtschaftlichen Bedingungen stärker gewichtet werden.

Verwenden Sie für die Bewertung bei allen Lieferanten dieselbe Skala und legen Sie vor Beginn fest, wofür die einzelnen Werte stehen. Beispielsweise kann eine Skala von 1 bis 5 verwendet werden, bei der das Team vorab festlegt, was der Mindest- und der Höchstwert bedeuten. Die gewichtete Punktzahl für jedes Kriterium ergibt sich, indem die Punktzahl mit der Gewichtung multipliziert wird; durch die Summe lassen sich die Ergebnisse nach der gewählten Methode vergleichen.

Die Tabelle ist eine anpassbare Struktur und keine verbindliche Kriterienliste. Fügen Sie Zeilen hinzu, entfernen Sie sie oder ändern Sie sie entsprechend der Beschaffung; verwenden Sie für alle Angebote, die Sie vergleichen, dieselben Kriterien.

6. Halten Sie Nachweise und offene Fragen fest

Eine Bewertung ohne Begründung lässt sich möglicherweise nur schwer überprüfen. Notieren Sie für jede Bewertung die Quelle: das Geschäftsangebot, das technische Datenblatt, die Antwort auf eine Anfrage oder andere erhaltene Unterlagen. Halten Sie außerdem Abweichungen von den Anforderungen und noch ausstehende Antworten fest.

• Die bewertete Version jedes Angebots und das Eingangsdatum speichern.
• Den Nachweis festhalten, der jede Bewertung stützt.
• Fehlende Angaben, Annahmen und angeforderte Klarstellungen kennzeichnen.
• Ausnahmen, Änderungen des Leistungsumfangs und Sonderbedingungen dokumentieren.
• Erläutern, wenn ein Kriterium nicht bewertet werden konnte.

7. Prüfen Sie das Ergebnis gemeinsam mit den beteiligten Bereichen

Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob die Daten vergleichbar sind und ob die Gewichtungen den tatsächlichen Anforderungen der Beschaffung entsprechen. Prüfen Sie auch, ob eine hohe Bewertung auf nicht bestätigten Informationen beruht oder ob ein Angebot eine zwingende Anforderung nicht erfüllt. Das Ergebnis der Matrix ist eine Entscheidungshilfe, keine automatische Entscheidung.

Das fertige Arbeitsblatt sollte drei Fragen beantworten können: Was wurde verglichen, auf Grundlage welcher Nachweise und welche Fragen sind noch offen? Erfordert die Beschaffung eine rechtliche, finanzielle oder technische Analyse, sollte diese gesondert und mit dem angemessenen Umfang durchgeführt werden.