Strukturierte Auswahlgespräche: Wie sich Bewerbungen anhand gemeinsamer Kriterien vergleichen lassen

Von Eindrücken zu Belegen

Wenn verschiedene Personen dieselbe Bewerbung interviewen, können sie zu gegensätzlichen Bewertungen kommen, wenn jede Person spontan Fragen stellt und andere Kriterien anlegt. Für ein kleines Unternehmen erschwert das den Vergleich und macht es schwieriger zu erklären, warum eine Person im Verfahren weitergekommen ist und eine andere nicht.

Ein strukturiertes Interview verringert diese Unterschiede: Bei derselben Stelle beantworten die Bewerberinnen und Bewerber vorab vorbereitete Fragen in derselben Reihenfolge, und ihre Antworten werden anhand gemeinsamer Kriterien bewertet. Das beseitigt weder Verzerrungen noch garantiert es eine erfolgreiche Einstellung, trägt aber dazu bei, die Entscheidung stärker auf arbeitsbezogene Belege und weniger auf allgemeine Eindrücke zu stützen.

Von den Aufgaben und Kompetenzen der Stelle ausgehen

Kläre vor dem Formulieren der Fragen, was die Position erfordert: Welche Aufgaben hat sie, welche Probleme muss die Person lösen und welche Fähigkeiten sind für eine gute Leistung entscheidend? Wähle auf Grundlage dieser Analyse einige wenige zentrale Kompetenzen aus. Ein kurzer Leitfaden, der sich auf das Wesentliche konzentriert, ist in der Regel praktischer als eine lange Liste allgemeiner Eigenschaften.

Jede Frage sollte dazu dienen, eine konkrete Kompetenz zu beobachten. Wenn für die Stelle beispielsweise der Umgang mit Kundenanliegen erforderlich ist, kannst du nach einer konkreten Situation fragen, in der die Person ein Problem bearbeitet hat. Bei jemandem mit wenig Erfahrung kann es hilfreicher sein, ein hypothetisches Szenario zu schildern und die Person zu bitten zu erklären, wie sie vorgehen würde.

• Verhaltensbezogene Frage: „Erzähl mir von einer Situation, in der du eine Kundenbeschwerde bearbeiten musstest. Was hast du getan und was war das Ergebnis?“
• Situative Frage: „Ein Kunde meldet sich erneut wegen eines Problems, das nicht gelöst wurde. Welche Schritte würdest du unternehmen?“

Achte in beiden Fällen darauf, Informationen über das konkrete Handeln der Person zu erhalten, nicht nur eine allgemeine Beschreibung dessen, was sie für wichtig hält.

Einen Leitfaden für vergleichbare Bewertungen vorbereiten

Lege für jede Kompetenz eine Hauptfrage und, falls nötig, vorgesehene Nachfragen fest, mit denen sich vergleichbare Einzelheiten erheben lassen. Zum Beispiel: „Was genau hast du selbst getan?“, „Welches Ergebnis hast du erzielt?“ oder „Was würdest du heute anders machen?“ So lässt sich vertiefend nachfragen, ohne für jede Bewerbung wesentlich andere Fragen zu improvisieren.

Wende bei allen Personen, die sich auf dieselbe Stelle bewerben, dieselbe Reihenfolge und dasselbe Verfahren an. Das Interview muss nicht zu einem mechanischen Ablesen werden: Du kannst den Ablauf erklären, aufmerksam zuhören und am Ende Raum für Fragen lassen. Die Konsistenz besteht darin, alle Personen unter gleichwertigen Bedingungen und nach gleichwertigen Kriterien zu bewerten.

Antworten anhand einer Bewertungsmatrix beurteilen

Eine Bewertungsmatrix legt im Voraus fest, wie Antworten in Bewertungen übertragen werden. Sie kann eine einfache Skala verwenden, beispielsweise mit fünf Stufen, sofern sie beschreibt, woran jede Stufe zu erkennen ist. Unklare Bezeichnungen wie „gut“ oder „schlecht“ geben wenig Orientierung und lassen zu viel Raum für Interpretation.

Bei der Kompetenz Kundenbetreuung könnten die Beschreibungen beispielsweise zwischen einer Antwort unterscheiden, in der keine eigenen Handlungen benannt werden, einer Antwort, die erläutert, wie das unmittelbare Problem gelöst wurde, und einer Antwort, die zusätzlich zeigt, wie die Lösung überprüft oder zur Vermeidung einer Wiederholung beigetragen wurde. Dies sind Gestaltungsbeispiele: Die konkreten Kriterien sollten sich nach den Aufgaben der Stelle richten und nicht aus einem allgemeinen Leitfaden übernommen werden.

Teile die Bewertungsmatrix vor den Interviews mit den Beteiligten und vergewissere dich, dass sie die Beschreibungen ähnlich verstehen. Wenn das Team nicht erklären kann, welche Belege zwei Stufen voneinander unterscheiden, sollte die Skala vor ihrem Einsatz angepasst werden.

Fakten statt Adjektive festhalten

Notiere knapp, was die Person gesagt hat: Handlungen, Entscheidungen, Ergebnisse und für die bewertete Kompetenz relevante Angaben. Trenne diese Beobachtungen von der Punktzahl und den Interpretationen. „Erklärte, dass sie den Kunden anrief, den Bestellstatus prüfte und eine Frist vereinbarte“ enthält mehr Informationen als „wirkt lösungsorientiert“.

Die Notizen sollten für die Stelle relevant sein und im Einklang mit den für Informationen zu Bewerbungen geltenden Praktiken und Vorschriften behandelt werden. Es ist nicht nötig, das gesamte Gespräch zu transkribieren: Ziel ist es, genügend Belege festzuhalten, um die Bewertungsmatrix anzuwenden und die Bewertungen vergleichen zu können.

Das Team vor der Entscheidung abstimmen

Wenn mehrere Personen die Interviews führen, ist es hilfreich, wenn jede Person zunächst unabhängig bewertet, bevor die Ergebnisse besprochen werden. So lässt sich das Risiko verringern, dass die Meinung einer Person mit mehr Erfahrung oder größerer Selbstsicherheit die übrigen beeinflusst. Vergleicht anschließend die Bewertungen und überprüft Unterschiede anhand der Notizen und Beschreibungen – nicht anhand persönlicher Sympathien oder Intuitionen.

Ihr könnt auch mit einer fiktiven Antwort oder einem Probeinterview üben. Wenn zwei Bewertende dieselben Belege sehr unterschiedlich interpretieren, überprüft die Frage oder die Bewertungsmatrix. Es geht nicht darum, alle Bewertungen zur Übereinstimmung zu zwingen, sondern festzustellen, welches Kriterium den Unterschied erklärt und ob es einheitlich angewendet wird.

Die Punktzahl des Interviews ist ein Entscheidungsgrundlage, keine Gewissheit über die zukünftige Leistung. Je nach Stelle kann das Unternehmen auch praktische Übungen oder andere geeignete Tests berücksichtigen und dabei Kriterien verwenden, die mit den auszuführenden Aufgaben zusammenhängen.

Rechtliche Grenzen und Umsetzung

Auswahlgespräche müssen den jeweils geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften sowie den Vorschriften zur Gleichbehandlung und zum Datenschutz entsprechen. Da keine Rechtsordnung angegeben wurde, ist es nicht möglich, konkrete gesetzliche Pflichten im Einzelnen darzustellen oder zu bestimmen, welche Fragen oder Verfahren in den einzelnen Gebieten zulässig sind. Die Struktur des Interviews ersetzt diese Prüfung nicht und rechtfertigt es nicht, Informationen zu erheben, die nichts mit den Anforderungen der Stelle zu tun haben.

In der Praxis hilft der Leitfaden, den Vergleich zu ordnen; die Qualität des Ergebnisses hängt davon ab, ob die Kompetenzen relevant und die Fragen gut gestaltet sind und ob das Team die Kriterien sorgfältig anwendet. Eine konsistente Entscheidung ist nicht zwangsläufig unfehlbar, kann aber besser begründet und klarer erklärt werden.