Checkliste zur Definition einer Stelle und zur Auswahl von Bewerbungen anhand klarer Kriterien

Eine gut definierte Stelle entsteht, bevor die Ausschreibung formuliert wird. Sind Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen nicht klar, kann das Unternehmen ungeeignete Profile ansprechen oder Bewerbungen nach unterschiedlichen Kriterien bewerten. Für ein kleines oder mittleres Unternehmen kann ein einfaches und aktuelles Stellenprofil als gemeinsame Grundlage für die einstellende Person, die Teamleitung und alle an der Auswahl beteiligten Personen dienen.

Die folgende Checkliste ist eine praktische Orientierungshilfe und kein verpflichtendes rechtliches Muster. Passen Sie sie an den tatsächlichen Bedarf der Stelle und die in Ihrem Gebiet geltenden Vorschriften an.

1. Klären Sie den Einstellungsbedarf

Bevor Sie das Profil beschreiben, klären Sie, warum die Stelle benötigt wird und welchen Beitrag sie zum Team leisten soll. So lässt sich ein dauerhafter Bedarf von einer vorübergehenden Aufgabe oder einer Funktion unterscheiden, die anders organisiert werden könnte.

• Welchen Bedarf des Unternehmens oder des Teams soll die Einstellung decken?
• Handelt es sich um eine neue Stelle, eine Vertretung oder eine Veränderung der Organisation?
• Welche Ergebnisse oder Verantwortlichkeiten würden ohne eine Einstellung nicht mehr abgedeckt?
• Wer wird die direkte Führungskraft der Person sein, und mit welchen Teams oder Ansprechpersonen wird sie zusammenarbeiten?
• Welche Aspekte der Arbeit könnten sich in nächster Zeit ändern, zum Beispiel Werkzeuge, Prozesse oder Arbeitsvolumen?

2. Beschreiben Sie die tatsächliche Arbeit

Eine hilfreiche Beschreibung beschränkt sich nicht auf die Stellenbezeichnung. Sie sollte den Inhalt der Arbeit und ihren Platz innerhalb der Organisation wiedergeben. Es empfiehlt sich, die Angaben mit der Teamleitung und, wenn möglich, mit Personen abzustimmen, die die Aufgaben genau kennen.

• Gibt die Stellenbezeichnung die Funktion verständlich wieder?
• Ist die Hauptaufgabe in ein oder zwei Sätzen festgelegt?
• Sind die Hauptaufgaben von den Nebenaufgaben abgegrenzt?
• Sind die Verantwortlichkeiten und der Handlungsspielraum der Stelle klar?
• Ist angegeben, wem die Person berichtet und mit wem sie sich abstimmt?
• Sind die für die Stelle relevanten Arbeitsbedingungen angegeben, etwa Arbeitszeit, Arbeitsmodell oder Standort, sofern zutreffend?
• Vermeidet die Beschreibung, Aufgaben zuzuweisen, die nicht zum tatsächlichen Bedarf gehören?

3. Trennen Sie unverzichtbare von wünschenswerten Anforderungen

Nicht alles, was bei einer Person, die sich bewirbt, von Vorteil wäre, muss zu einer Zugangsvoraussetzung werden. Die Unterscheidung zwischen dem, was für die Ausübung der Arbeit von Anfang an notwendig ist, und dem, was erlernt werden kann oder einen zusätzlichen Mehrwert bietet, hilft dabei, das Profil gezielt zu halten.

• Bezieht sich jede unverzichtbare Anforderung auf eine konkrete Aufgabe der Stelle?
• Wurde unterschieden zwischen dem, was von Anfang an erforderlich ist, und dem, was durch Schulung oder Begleitung entwickelt werden kann?
• Sind die geforderten Abschlüsse, Zertifizierungen oder Berufsjahre für die beschriebenen Aufgaben relevant?
• Wurden allgemeine Anforderungen oder Präferenzen vermieden, die keinen klaren Bezug zur Arbeit haben?
• Wurden fachliche Kompetenzen – zum Beispiel der Umgang mit einem erforderlichen Werkzeug – von überfachlichen Kompetenzen wie Organisation oder Kommunikation unterschieden?
• Ist das erwartete Niveau jeder Kompetenz im Verhältnis zur Stelle festgelegt?

4. Machen Sie Kompetenzen anhand beobachtbarer Nachweise bewertbar

Damit Bewerbungen einheitlicher bewertet werden können, sollten Sie festlegen, anhand welcher Nachweise sich jedes Kriterium beurteilen lässt. Statt sich auf allgemeine Eindrücke zu beschränken, kann das Team Interviewfragen, arbeitsbezogene Aufgaben oder Beispiele aus der Berufserfahrung heranziehen, sofern diese zur Stelle passen.

Die Beispiele dienen der Orientierung: Nicht für alle Stellen sind dieselben Kriterien oder Bewertungsmethoden erforderlich. Legen Sie im Voraus fest, worauf Sie achten werden, und wenden Sie auf alle Bewerberinnen und Bewerber vergleichbare Kriterien an. Verwechseln Sie persönliche Sympathie nicht mit der Fähigkeit, die Arbeit auszuführen.

5. Prüfen Sie das Stellenprofil vor der Veröffentlichung

Eine abschließende Prüfung ermöglicht es, sicherzustellen, dass die Ausschreibung und die Bewertung auf einer stimmigen Beschreibung beruhen. Das Stellenprofil kann kurz sein; wichtig ist, dass es für die Personen, die es verwenden, verständlich ist und die Stelle realistisch wiedergibt.

• Hängen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen miteinander zusammen?
• Lassen sich die Auswahlkriterien anhand arbeitsbezogener Nachweise erläutern und bewerten?
• Verstehen alle an der Auswahl beteiligten Personen die Anforderungen auf dieselbe Weise?
• Beschreibt die Ausschreibung die Aufgaben und relevanten Bedingungen klar, ohne unbestätigte Aspekte zu versprechen?
• Wurden die Bedingungen und Anforderungen anhand der geltenden Vorschriften geprüft?
• Gibt es eine verantwortliche Person, die das Stellenprofil aktualisiert, wenn sich Aufgaben oder Rahmenbedingungen ändern?

Von der Checkliste zur Ausschreibung

Halten Sie anhand der abgestimmten Antworten ein Stellenprofil fest, das die Stellenbezeichnung, die Hauptaufgabe, die wichtigsten Tätigkeiten, die Verantwortlichkeiten, die Arbeitsbeziehungen, die erforderlichen Kompetenzen und die relevanten Bedingungen umfasst. Formulieren Sie anschließend auf dieser Grundlage die Ausschreibung und bewahren Sie die Bewertungskriterien auf, damit sie bei Interviews oder Auswahlaufgaben als Orientierung dienen.

Das Stellenprofil muss kein starres Dokument sein: Es sollte überarbeitet werden können, wenn sich die Arbeit verändert. Sein Nutzen besteht darin, einen gemeinsamen und konkreten Rahmen zur Erläuterung der Stelle und zur einheitlicheren Bewertung von Bewerbungen zu bieten, nicht darin, allen Unternehmen allgemeingültige Anforderungen vorzuschreiben.