Wie du die erste Person für dein kleines Unternehmen auswählst

Die erste Einstellung kann die Fähigkeit eines kleinen Unternehmens verändern, Kunden zu betreuen, den Betrieb aufrechtzuerhalten oder neue Tätigkeiten zu entwickeln. Die richtige Person auszuwählen bedeutet jedoch nicht, jemanden zu finden, der auf dem Papier einem idealen Profil entspricht: Es geht darum, zu klären, welche Arbeit ansteht, die erforderlichen Fähigkeiten zu bestimmen und Bewerbungen anhand einheitlicher Kriterien zu vergleichen.

Eine 2015 veröffentlichte Untersuchung von Pamela Alonso, Silvia Moscoso und Dámaris Cuadrado über spanische KMU ergab, dass Lebensläufe, Referenzen und unstrukturierte Vorstellungsgespräche häufig eingesetzte Instrumente waren. Die Studie weist außerdem darauf hin, dass strukturierte Vorstellungsgespräche und arbeitsbezogene Tests nützliche Informationen für die Auswahl liefern können. Ihre Ergebnisse beschreiben den Einsatz von Instrumenten in diesen Unternehmen; sie bestimmen nicht für sich genommen, welche Option für jede Stelle die beste ist.

1. Definiere die Arbeit, bevor du nach Personen suchst

Beginne mit dem Bedarf des Unternehmens, nicht mit einer Liste persönlicher Eigenschaften. Halte fest, welche Aufgaben die neue Person übernehmen soll, welche Ergebnisse erwartet werden und mit wem sie sich abstimmen muss. Wenn die Stelle sehr unterschiedliche Funktionen umfasst, unterscheide die Hauptverantwortlichkeiten von gelegentlichen Aufgaben: Die Ausschreibung sollte nicht zu einer Liste all dessen werden, was das Unternehmen noch nicht organisiert hat.

Es ist auch sinnvoll, den Kontext genauer zu beschreiben: Welche Entscheidungen darf die Person treffen, welche Arbeitsmittel stehen ihr zur Verfügung und was muss sie nach ihrem Eintritt noch lernen? So lässt sich die Stelle realistisch beschreiben und den Bewerberinnen und Bewerbern klar erklären, was sie umfasst.

2. Trenne unverzichtbare von wünschenswerten Anforderungen

Frage dich bei jeder Anforderung, ob sie nötig ist, um die wesentlichen Aufgaben von Anfang an zu erfüllen, oder ob sie mit Anleitung erlernt werden kann. Eine einfache Matrix hilft zu verhindern, dass eine Präferenz ohne Begründung zu einem ausschließenden Filter wird.

Füge Anforderungen nicht allein deshalb hinzu, weil sie in ähnlichen Profilen vorkommen. Ein Abschluss, eine bestimmte Anzahl an Berufsjahren oder Kenntnisse eines Werkzeugs sollten nur dann aufgeführt werden, wenn sie mit den tatsächlichen Aufgaben der Stelle zusammenhängen. Je konkreter das Profil ist, desto leichter lassen sich die Entscheidung erklären und Bewerbungen einheitlich vergleichen.

3. Wähle aus, wie du Nachweise sammelst

Der Lebenslauf vermittelt einen Eindruck vom bisherigen Werdegang, reicht aber nicht aus, um festzustellen, wie eine Person die Aufgaben der Stelle bewältigen würde. Nutze ihn, um Fragen zu relevanten Punkten vorzubereiten, die noch geklärt werden müssen, ohne davon auszugehen, dass ein bestimmter Werdegang gute Arbeitsleistung garantiert.

Wenn sich eine Fähigkeit durch eine kurze Aufgabe nachweisen lässt, solltest du einen berufspraktischen Test in Betracht ziehen, der an die tatsächliche Arbeit anknüpft: etwa ein Dokument zu prüfen, Anfragen zu priorisieren oder zu erläutern, wie die Person ein Problem der Stelle angehen würde. Der Test sollte klare Anweisungen enthalten und nur das bewerten, was relevant ist. Mach daraus keine unbezahlte produktive Arbeit und schreibe ihm nicht mehr Aussagekraft zu, als er bieten kann.

Bei Fähigkeiten, die sich nur schwer unmittelbar beobachten lassen, kann ein strukturiertes Vorstellungsgespräch vergleichbarere Informationen liefern. Bewertungsinstrumente ersetzen das fachliche Urteilsvermögen nicht, sondern ergänzen es durch unterschiedliche Nachweise. Wähle nur solche Instrumente aus, die im Verhältnis zur Stelle und zu den Ressourcen des Unternehmens angemessen sind.

4. Führe vergleichbare Vorstellungsgespräche

Lege vor dem Eingang der Bewerbungen fest, wer die Gespräche führt, welche Kriterien bewertet werden und welche Fragen allen Personen gestellt werden. Du kannst Raum für Nachfragen vorsehen, solltest aber darauf achten, dass Unterschiede im Gespräch nicht dazu führen, dass Bewerbungen nach unterschiedlichen Maßstäben beurteilt werden.

Stelle Fragen zu beruflichen Situationen, zum Beispiel: „Erzähle mir, wie du mehrere dringende Aufgaben organisiert und was du priorisiert hast.“ Wenn die Stelle den Umgang mit neuen Situationen erfordert, kannst du auch ein hypothetisches Szenario vorlegen, das mit den Aufgaben der Stelle zusammenhängt. Achte in beiden Fällen darauf, was die Person getan hat, warum sie diesen Ansatz gewählt hat und welches Ergebnis sie erzielt oder was sie daraus gelernt hat.

Erkläre zu Beginn, wie das Gespräch ablaufen wird, und gib der bewerbenden Person Zeit, Fragen zur Stelle zu stellen. Eine gute Vorbereitung des Gesprächs und weniger Unterbrechungen helfen beiden Seiten besser einzuschätzen, ob ihre Erwartungen zusammenpassen.

5. Bewerte anhand festgelegter Kriterien, nicht nach einem Gesamteindruck

Halte nach jedem Gespräch die Nachweise fest, bevor du dich mit anderen Personen austauschst, die Gespräche geführt haben. Eine kurze Skala kann dir helfen, die Informationen zu ordnen, sofern jede Stufe einheitlich beschrieben ist. Zum Beispiel für eine bestimmte Kompetenz:

• Starke Nachweise: Die Person nennt ein relevantes Beispiel, erläutert ihr Vorgehen und stellt den Bezug zur Stelle her.
• Teilweise Nachweise: Die Person liefert relevante Informationen, lässt aber wichtige Punkte offen.
• Unzureichende Nachweise: Die Person nennt kein Beispiel oder die Antwort ermöglicht keine Bewertung des Kriteriums.

Die Skala macht die Entscheidung nicht zu einem automatischen Verfahren. Sie hilft, die Gründe für die Bewertung sichtbar zu machen und von Eindrücken wie „Die Person war mir sympathisch“ oder „Sie passt zu unserem Team“ zu unterscheiden. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, vergleicht zuerst die Notizen anhand der vereinbarten Kriterien und klärt Unstimmigkeiten mithilfe konkreter Nachweise.

6. Prüfe Referenzen sorgfältig

Referenzen können dabei helfen, relevante berufliche Angaben zu bestätigen, sind aber kein vollständiges Maß für die Eignung. Erkläre der bewerbenden Person vor der Kontaktaufnahme, welche Überprüfungen du vornehmen möchtest, und hole die erforderliche Zustimmung ein. Frage nach Aspekten, die mit der Stelle zusammenhängen, etwa nach übernommenen Verantwortlichkeiten oder Arbeitsbeispielen, und weite das Gespräch nicht auf persönliche Angaben aus, die für die Entscheidung unerheblich sind.

Beurteile die Antworten mit Vorsicht: Eine Referenz bietet eine Perspektive, keine Garantie für die künftige Arbeitsleistung. Widersprechen die erhaltenen Informationen den Angaben der bewerbenden Person, versuche die Abweichung zu klären, bevor du Schlussfolgerungen ziehst.

7. Überprüfe das Verfahren und die geltenden Vorschriften

Führe eine kurze Dokumentation der Anforderungen, Fragen, Bewertungen und Entscheidungsgründe. Beschränke den Zugang zu den Bewerbungsdaten und bewahre sie gemäß den geltenden Vorschriften auf. In allen Phasen müssen sich Fragen und Kriterien auf die Stelle beziehen und einheitlich angewandt werden; sie dürfen weder auf geschützten Merkmalen beruhen noch zu diskriminierender Behandlung führen.

Die arbeitsrechtlichen, datenschutzrechtlichen und antidiskriminierungsrechtlichen Pflichten hängen vom Land und der jeweiligen Rechtsordnung ab. Da der territoriale Geltungsbereich dieses Leitfadens nicht angegeben ist, ersetzt er weder die Prüfung der örtlichen Vorschriften noch eine gegebenenfalls erforderliche Rechtsberatung.

Eine Entscheidung, die zur Größe des Unternehmens passt

Ein KMU muss kein komplexes Auswahlverfahren nachbilden, um methodisch vorzugehen. Es kann mit einer realistischen Stellenbeschreibung, einigen wenigen wesentlichen Kriterien, denselben zentralen Fragen für alle Bewerbungen und einer auf Nachweisen beruhenden Bewertungsnotiz beginnen. Ziel ist es nicht, ein perfektes Profil zu finden, sondern eine nachvollziehbare Entscheidung zu treffen, die zu der Arbeit passt, für die das Unternehmen eine Person benötigt.